Betreff:
Ergebnis
der Organisationsentwicklung Öffentliche Sicherheit und Ordnung
Anlage(n):
Mitzeichnung
Anlage 1: Abschlussbericht klip AG
Anlage 2: Organigramm Fachbereich 4
Beschlussvorschlag:
1.
In den Fachbereich Sicherheit und Ordnung das bisherige Amt für
Öffentliche Ordnung sowie die Bereiche des früheren Hauptamts (Bürgerbüro,
Standesamt mit Brandschutz, Wahlen) entsprechend dem beiliegenden Organigramm
zu integrieren und die Verwaltung mit der Umsetzung der Konzeption unter
Beteiligung der klip AG zu beauftragen.
2.
Den Aufgabenbereich Sozialversicherung und Wohngeld sowie die
Telefonzentrale / Bürgerinformation dem Fachbereich Bürger und Soziales
zuzuordnen.
3.
Der
Fachbereichsleitung 50 % Leitungs- und 50 % Justitiaraufgaben zuzuordnen.
Beratungsfolge:
|
Vorlage an
|
zur
|
Sitzungsart
|
Sitzungsdatum
|
Beschluss
|
|
|
|
|
|
|
|
Verwaltungs-
und Finanzausschuss
|
Vorberatung
|
nichtöffentlich
|
24.01.2013
|
|
|
Gemeinderat
- Verabschiedung Haushalt
|
Beschlussfassung
|
öffentlich
|
31.01.2013
|
|
Beteiligung Personalrat
Die Beteiligung des
Personalrats wurde eingeleitet
Finanzielle Auswirkungen
Entfällt
Deckungsvorschlag: Entfällt
Sachdarstellung und
Begründung:
Auf den Bericht der klip AG wird verwiesen. Frau Kümmerle,
Vorstand der klip AG, wird den Bericht in der Sitzung des VFA vorstellen.
Im Rahmen der
Organisationsentwicklung der Gesamtverwaltung wurden die Aufgaben des
bisherigen Amts für Öffentliche Sicherheit und Ordnung sowie die Aufgaben des
Hauptamts (Standesamt mit Brandschutz, Bürgerbüro mit
Bürgerinfo/Telefonzentralen, Wahlen, Sozialversicherung und Wohngeld) im
Fachbereich 4 Öffentliche Sicherheit und Ordnung gebündelt. Diese Bündelung
entspricht auch weitestgehend den Leistungen, die im Produktbereich 12
Öffentliche Sicherheit und Ordnung im Produktplan Baden-Württemberg abgebildet
sind.
Im Mai 2012 startete gemeinsam mit
den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der betroffenen Abteilungen und der
Unterstützung der klip AG die Analysephase der Organisationsentwicklung
Öffentliche Sicherheit und Ordnung.
Ziel der Organisationsentwicklung
Öffentliche Sicherheit und Ordnung ist
•
Den
Produktbereich 12 „Sicherheit und Ordnung“ mit seinen vielfältigen Aufgaben
nachhaltig und zukunftssicher aufzustellen
•
Optimierung
der Strukturen und Prozesse
•
Optimale
Aufgabenerledigung unter Berücksichtigung des Ressourceneinsatzes
•
Verbesserung
der vorhandenen Schnittstellen und Kommunikationsprozesse
Unter Beteiligung der betroffenen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden in sieben Workshops die Ist-Situation
in den einzelnen Bereichen festgestellt und zukünftige Anforderungen und
Aufgaben ermittelt. Aus den Ergebnissen der Analyseworkshops, sowie der
Aufgabenbeschreibungen wurden die Hauptaufgaben ermittelt und zu sinnvollen
Einheiten gebündelt.
Es wurden Aufgaben, die erledigt
werden, obwohl sie der Struktur entsprechend anders zu verorten sind neu
zugeteilt. Dies hatte zur Folge, dass Aufgaben in einzelnen Bereichen entfallen
oder neu hinzugekommen sind und einzelne Aufgaben anderen Fachbereichen
zugeordnet wurden.
Aufbauorganisation
Die Aufgabenbereiche wurden in
Organisationseinheiten strukturiert und zwei Alternativen zur
Aufbauorganisation erarbeitet. Der Fachbereich Sicherheit und Ordnung soll
zukünftig in zwei Abteilungen gegliedert werden. Dies bietet eine Flexibilität
innerhalb der etwa gleich großen Abteilungen bei Aufgabenverschiebungen.
Bündelung administrativer Aufgaben
Im Zuge der Reorganisation der
Gesamtverwaltung gibt es in jedem Fachbereich zentrale Stellen für
„administrative Aufgaben“. Dort werden Aufgaben aus den Bereichen
Rechnungswesen, Büroorganisation und „Front office“ (fachspezifische, im Einzelfall
zu definierende standardisierte Tätigkeiten in direkter Kommunikation mit dem
Bürger) gebündelt und können aus den verschiedenen Abteilungen heraus abgerufen
werden. Dadurch wurden die Sachbearbeiter von einfachen administrativen
Aufgaben entlastet. Im Fachbereich Öffentliche Sicherheit und Ordnung gehören
zu den „Front-office“ Aufgaben allgemeine Auskünfte, Publikumsverkehr, die
Bearbeitung von Fundsachen, die Ortskenntnisprüfung und die Bearbeitung und
Herausgabe der Anwohnerparkausweise.
Zuordnung der Aufgaben
„Bürgerkommunikation“ und „Soziales“
Vorschlag der Projektgruppe ist es,
mit der Neustrukturierung des Fachbereichs 4 Sicherheit und Ordnung die
Aufgaben Telefonzentrale und Bürgerinformation sowie die Aufgaben Sozialversicherung
+ Wohngeld (inkl. Auskünfte, Soziale Lotsenfunktionen) im Fachbereich 1 Bürger
und Soziales zu verorten.
Die Aufgaben der Telefonzentrale und
die Information für Bürger und Gäste wurden primär als nach außen gerichtete
Dienstleistung gesehen und leisten einen Beitrag für die positive Außenwirkung
der Stadtverwaltung. Ferner ist die organisatorische Nähe zur Presse- und
Öffentlichkeitsarbeit bzw. des Bereichs „Bürgerkommunikation“ in der
Informationsübermittlung sinnvoll.
Die Aufgaben Sozialversicherung und Wohngeld
ergänzen das Aufgabenportfolio des neuen Bereichs „Soziales“ und bieten somit
den Bürgern in einem Fachbereich ein breiteres Dienstleitungsangebot auch im
operativen Umfeld.
Verortung der Aufgabe „Justitiariat“
Im Zuge der Reorganisation der
Gesamtverwaltung wurde von der Lenkungsgruppe die Ausweisung von
Stellenanteilen für Justitiaraufgaben angeregt. Dieser Vorschlag entspricht
auch einem Antrag zum Haushaltsplan 2012 der Fraktion Freie Wähler / FDP. Die
Projektgruppe Sicherheit und Ordnung wurde beauftragt mehrere Varianten zu
erarbeiten.
Die
Aufgaben eines Justitiariats sind:
· Beratung und Unterstützung von Politik und Verwaltungsleitung in wichtigen rechtlichen und
rechtspolitischen Fragen (Vorbereitung, Konsensfindung, Geschäftsordnung, Nachbereitung)
· Allgemeine Rechtsberatung, rechtliche Gestaltung und außergerichtliche Vertretung in Rechtssachen
(Mündliche und schriftliche Beratung, Gutachten, Stellungnahmen,
Vertragsentwürfe und Entwurf von Rechtsvorschriften; Abschluss von Vergleichen,
Weiterführung von rechtlich schwierigen Verfahren, Rechtsbehelfsverfahren)
· Entscheidungen in Rechtssachen z.B. Stellung von Strafanträgen, Annahme und Ausschlagung von
Erbschaften, Beauftragung von Anwälten, Vergleichsbehörde, Widerspruchsbehörde,
Standesamtsaufsicht
· Gerichtliche Vertretung in Rechtssachen (Prozessführung); Zusammenarbeit mit Fachanwälten
Die Verwaltung sieht die optimale
Aufgabenerfüllung in der Zusammenführung der Aufgabenanteile „Justitiariat“ und
Leitung des Fachbereichs Sicherheit und Ordnung. Die Koppelung ermöglicht die
für diese Stelle notwendige hohe Präsenz und zeitliche Flexibilität, die mit
einer Teilzeitstelle im Justitiariat nicht darzustellen wäre.
Der Personalrat hingegen schließt
sich der Präferenz der Projektgruppe an und spricht sich für die Verortung des
Justitiariats als Stabsstelle unterhalb der Verwaltungsleitung aus. Gleichwohl
würde der Personalrat die Koppelung der Aufgabe Justitiariat mit der
Fachbereichsleitung mittragen.
Die neue Struktur des Fachbereichs startet
zum 1. Februar 2013. Die nächsten Schritte sind die Ausschreibung der
Fachbereichsleitung und Assistenzstellen sowie Definition der Prozesse. Die
klip AG ist auch in der Umsetzungsphase unterstützend tätig.
Ergänzend zum Bericht der klip AG
ist das angepasste Organigramm des Fachbereichs Sicherheit und Ordnung als
Anlage beigefügt.