Betreff:
Maßnahmen
zur Förderung der Führung und Zusammenarbeit in der Verwaltung
Anlage(n):
Mitzeichnung
Beschlussvorschlag:
Kenntnisnahme
Beratungsfolge:
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Vorlage an
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zur
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Sitzungsart
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Sitzungsdatum
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Beschluss
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Verwaltungs-
und Finanzausschuss
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Kenntnisnahme
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öffentlich
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12.07.2012
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Gemeinderat
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Kenntnisnahme
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öffentlich
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17.07.2012
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Finanzielle Auswirkungen
Entfällt
Deckungsvorschlag:
Entfällt
Sachdarstellung und
Begründung:
Im Zusammenhang mit der
Umorganisation der Verwaltungsorganisation ist auch auf die in den letzten 4-5
Jahren eingeführte Förderung der Führung und
Zusammenarbeit in der Verwaltung durch die verstärkte Delegation von Aufgaben,
Kompetenzen und Verantwortung und durch wertschätzende Kommunikation und
Kooperation hinzuweisen. Der Gemeinderat wird in diesem Zusammenhang auf die
Maßnahmen, Beteiligungsprozesse in der Verwaltung und die Ergebnisse der
letzten Jahre informiert. Diese Erfahrungen sind Grundlage für den
Umstrukturierungsprozess, der derzeit in der Verwaltung läuft und der die
Erfahrungen und Kompetenzen der Mitarbeiter/innen mit ein bezieht.
Die einzelnen Maßnahmen
umfassen insbesondere
·
Führungskräfteentwicklung
·
Personalentwicklung (Personalgewinnung und Personalpflege)
·
Prozessverbesserung zur Steigerung der Effektivität
·
Delegation, Kommunikation und Kooperation
Führungskräfteentwicklung
Dazu gehören
·
Führungskräfteentwicklung
zur Vermittlung der Kernkompetenzen und Optimierung der Kenntnisse in der
Mitarbeiterführung und der Führungsinstrumente
·
Führungskräfteschulungen für Amts-, Abteilungsleitungen und
Gruppenleitungen in den städtischen Kindergärten (insg. 2007-2011 rd. 70)
·
Einführung
von jährlichen Mitarbeitergesprächen und individuellen Entwicklungszielen
·
Erarbeitung
von Führungsgrundsätzen
·
Coaching,
Führungskräfte-Workshops
Personalentwicklung, Mitarbeitermotivation und Maßnahmen zur Personalgewinnung und –erhaltung
·
Umfangreiche
Fortbildungsangebote (2010/2011)
o
Arbeits-
und Gesundheitsschutz (14)
o
Fachthemen
(15)
o
Informationstechnik
und Fachthemen (96)
o
Methoden
und Arbeitstechniken (6)
o
Führung,
Persönliche und Soziale Kompetenz (14)
o
sowie
Einzelcoachings
·
Leistungsorientierte
Bezahlung und jährliche Mitarbeitergespräche und Feedbackgespräche; Einführung
einer Erfolgsprämie
·
Delegation
von Verantwortung
·
Neubewertung
von Stellen/Höhergruppierungen auf allen Fachebenen
·
Teilhabe
an Entscheidungsprozessen durch Einbeziehung von Mitarbeitenden in die OE-Prozesse
·
Veranstaltungen
für Mitarbeiter/innen wie Mitarbeiterkonzert, Betriebsauflug, citylauf oder
Tour de Ländle
·
Besuch
der Dienststellen und der Arbeitsplätze im Rathaus an Weihnachten
·
Besuche
und Post bei Langzeitkranken
·
Förderung
der Gesundheit der Mitarbeitenden in den Kindergärten z. B. durch Beschaffung
hochwertiger Stühle (Auswahl durch MA) oder ergonomischen Arbeitsplätzen
·
Einsatz
der hauptamtlichen Sportlehrer in Kindergärten, nicht organisiertem Sport,
Schulen zur Weiterbildung im Bereich Bewegungserziehung
·
Vorstellung
neue MA und Auszubildenden und deren Vorstellung im Intranet
·
Begrüßung
und Einführung in die Stadtverwaltung durch Oberbürgermeisterin
·
Feedbackgespräch
der Verwaltungsspitze, Personalrat mit Azubis nach einem Jahr, zur Verbesserung
der Ausbildungsqualität und des Ausbildungsstandards
·
Verabschiedung
von Mitarbeiter/innen in den Ruhestand durch Oberbürgermeisterin mit Würdigung
der Arbeitsleistungen
·
und
damit letztlich Wertschätzung jeder Hierarchiestufe
Prozessverbesserung zur Arbeitsoptimierung und Steigerung der
Effektivität
Aus den Fachämtern heraus ergaben
sich viele Anregungen und Wünsche, die Arbeitsabläufe zu optimieren und damit
die Effektivität zu steigern. Durch die Einbeziehung der Mitarbeiter/innen an
der Organisation der einzelnen Arbeitsabläufe konnte in den jeweiligen
Abteilungen oder Teams eine hohe Akzeptanz erzielt werden.
·
Neufassung
des Ablaufs für die Mittelanmeldungen für das kommende Haushaltsjahr mit
direkten Abstimmungsgesprächen auf Arbeitsebene und konkrete Rückmeldung an die
Mittel anmeldende Stelle
·
Verzicht
auf die Aufstellung eines Nachtragshaushalts
·
Zentrale
Bereitstellung einer Kuvertiermaschine für Massensendungen zur Entlastung der
Sachbearbeiter/-innen bei administrativen Tätigkeiten
·
Workshops
(e-komm, Veranstaltungskalender, Veranstaltungsplanung, Führungsgrundsätze,
NKHR)
·
Ausstattung
der städtischen Kindergärten mit Informationstechnik zur Beschleunigung des
Informationsaustauschs und damit Entlastung der Fachberatung für pädagogische
Aufgaben und Anbindung an das Kommunikationsnetz der Stadt
·
E-komm:
Gemeinsame Leserechte/Zugänge/Dezentralität der Sitzungsvorlagen,
elektronisches Mitzeichnungsverfahren, Stärkung der ämterübergreifenden
Zusammenarbeit durch gemeinsamen Lösungsansatz
·
Delegation
der Unterschrifts- und Bewirtschaftungsbefugnisse auf Abteilungs- und
Sachbearbeiterebene
·
Erstellen
eines täglichen Pressespiegels und Veröffentlichung im Intranet
·
Zentrale
Bereitstellung von digitalen Vordrucken, Dokument- und Layoutvorlagen
·
Teilnahme
an Sitzungen des Gemeinderats nach Bedarf und Tagesordnung (Aufhebung der
Präsenzpflicht für Amtsleitungen)
·
Dezentrale
Terminüberwachung und Terminverwaltung (u .a. automatisierte Eintragung von
Terminen in persönliche Terminkalender)
·
Umfangreiche
IT-Ausstattung bzw. Produktivwerkzeuge unter anderem
o
Einheitliche
Produktivwerkzeuge Lotus Notes, MS Office, MS Visio, Adobe Acrobat, Adobe
InDesign, MS Publisher
o
Digitale
Prozessunterstützung durch Raumverwaltung und Fahrzeugbuchung
o
Inventarisierung
(mit Handheld-PCs)
o
Sitzungsdienst
(hier: Mitzeichnungsverfahren)
o
Neue
Homepage mit umfangreichen Editiermöglichkeiten durch Mitarbeiter/innen und
Externe (z.B. gemeinsame Bearbeitung des Veranstaltungskalenders mit
Stadtmarketing e.V.)
o
Benennung
von Internetbeauftragte für die Fachämter mit regelmäßigen Sitzungen als
Schnittstellen zur IUK
o
Digitale
Bußgeldbearbeitung
o
Neue
vorgangsunterstützende Verfahren im Bürgerservice (Einwohner-, Melde-, Pass-
und Ausländerwesen) und Neustrukturierung des Büro- und Wartebereichs
·
Elektronische
Zeiterfassung mit Beantragung von Urlaub und Buchungskorrekturen über das
Intranet (auch für die Außenstellen)
·
Neuordnung
der Bürgerinformation und Telefonzentrale (räumliche Trennung) im Rahmen eines
Beteiligungsprozesses zur Entlastung der Mitarbeiterinnen und Verbesserung der
Servicequalität bei der telefonischen Beratung und der Reduzierung der
Wartezeiten an der Bürgerinformation; Erarbeitung eines Telefonleitfadens für
die gesamte Verwaltung
·
Im
Zuge der Einführung des Neuen Personalausweises Erhöhung der Bedienplätze im
Bürgerbüro von 3 auf 4 und Einführung einer nummerngestützten
Personenaufrufanlage.
·
Beschaffung
neuer Technik für Baubetriebe und Grünflächen auch unter Beachtung
ergonomischer und gesundheitsfördernder Gesichtspunkte
·
Schaffung
einer Amtsleitungsstelle für die Städtischen Baubetriebe und Grünflächen und
Integration des Amtsleiters ins Rathaus
Delegation, Kommunikation und Kooperation
In den letzten Jahren wurden über
die Dezernate hinweg verschiedene Maßnahmen umgesetzt, die Kommunikation und
Kooperation zwischen den Dezernaten und Ämtern zu verbessern und durch
gemeinsame Fortbildungen eine Einsichtnahme in das Arbeitsfeld anderer
Kolleg/innen zu vermitteln. Neben der Verbesserung der stadtinternen
Kommunikation wurden Aufgaben in der Hierarchieebene nach unten verlagert, um
die dezentrale Verantwortung zu stärken und die Sachbearbeiterebene in die
Entscheidungsprozesse und Kommunikationsebenen einzubinden. Diese Maßnahmen
werden nachfolgend exemplarisch aufgezählt:
·
Umfassende
Beteiligung der Fachämter am Entscheidungsprozess durch
Sitzungsvorbesprechungen, Amtsleiterbesprechungen, Mitzeichnungsverfahren,
Begleitung und Akzeptanz bei politischen Entscheidungen
·
Entwicklung
des e-komm-Sitzungsdienstes mit Programmierungswünschen durch die
Vorlagenersteller, Einführung des neuen Programms durch Workshops mit allen
Dezernaten
·
Sachvortrag
der Amtsleitungen in den Gremien
·
OE-Prozesse
mit umfassender Beteiligung der Beschäftigten
·
Dezentrale
Ausführungsverantwortung bei Projekten (NKHR, Ravensburger Bildungswelt,
ESG-Gelände, Kulturzentrum, OE-Prozesse, Bürgerversammlung, Tag der offenen
Tür) und der Berichterstattung im GR und den Ausschüssen
·
Sitzungsvorbesprechung
mit den Amtsleitungen mit detaillierter Beratung der Beschlüsse, der Zielrichtung
und der kritischen Erfolgsfaktoren
·
Amtsleiterbesprechungen
mit Verteilung bzw. Einsichtnahme der Protokolle im Intranet an alle Mitarbeitenden
/ Delegation von Berichterstattungen
·
Protokollerstellung
der Dezernentenbesprechung mit klaren Aufgaben und Terminstellungen an die
Fachämter und Sachbearbeiter/innen
·
Besuch
der Oberbürgermeisterin der Außenstellen/Bauhof / Kitas zur Aufnahme von
Anregungen und Rückmeldungen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und der
Zusammenarbeit
·
Einsichtnahme
Kalender/Wochenvorschau
·
Gegenseitige
Berechtigungen im Kalender und Mailverkehr (dadurch werden Informationsdefizite
im Falle von Krankheit und Abwesenheit vermieden)
·
Umfassende
Weitergabe von Informationen aus Gesprächen und Tagungen der
Verwaltungsleitung; Teilnahme von Gesprächen mit Dez. und AL´s mit
gegenseitiger Rückkoppelung der Ergebnisse und Erkenntnisse
Chance und Risiko
Jede Veränderung beinhaltet Chancen
und Risiken bzw. birgt auch Konfliktpotenzial. Insbesondere ist hier zu nennen:
·
Identifikation
der Fachebene mit den politischen Vorgaben
·
Gute
Repräsentation der Fachämter
·
Verzahnung
zwischen Politik, Verwaltung und Bürgerschaft
·
Die
Annahme von Verantwortung (oder deren Ablehnung), die umfassende Betrachtung
des Gesamtthemas (Personal, Finanzen, Organisation) und nicht nur der
Fachlichkeit
·
Kritik
der Gremien an der Verwaltung
·
Ungerechtfertigte
und demotivierende Kritik in der Presse an Mitarbeitern
·
Direkte
Einbindung der Fachlichkeit nachgeordneter Hierarchien kann zu Kompetenzfragen
mit Amtsleitungen oder Dezernenten führen