Betreff:
Vergabepraxis
bei Handwerker-/ Bauleistungen - Antrag der Fraktion Freie Wähler / FDP über
die Anforderung von Leistungsangeboten und die Vergabepraxis bei
Handwerkerleistungen
Anlage(n):
Mitzeichnung
Vergabestatistik Stadtbauamt 2011 - Freihändige Vergabe, Vergabestatistik Städtische Wohnbau
2011_05.2012
Beschlussvorschlag:
Die Vergabepraxis bei den Handwerker- / Bauleistungen im
Stadtbauamt und bei der Städtischen Wohnbau wird zur Kenntnis genommen.
Beratungsfolge:
Vorlage an
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zur
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Sitzungsart
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Sitzungsdatum
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Beschluss
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Ausschuss
für Umwelt und Technik
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Kenntnisnahme
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öffentlich
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26.06.2012
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Sachdarstellung und
Begründung:
1. Vergabepraxis bei Handwerker-/ Bauleistungen im Stadtbauamt
Öffentliche Auftraggeber sind bei
der Vergabe von Aufträgen grundsätzlich verpflichtet, die Leistung öffentlich
auszuschreiben. Welche Anforderungen an die Ausschreibung zu stellen sind,
entscheidet sich nach dem geschätzten Auftragswert.
Europaweite Ausschreibung:
Erreichen bzw. übersteigen die
Auftragswerte (ohne Umsatzsteuer) die in § 2 VgV (Vergabeverordnung)
aufgeführten Schwellenwerte, so sind öffentliche Auftraggeber nach dem Gesetz
gegen Wettbewerbsbeschränkungen verpflichtet, die Vergabe eines öffentlichen
Auftrags nach den vergaberechtlichen Vorschriften der §§ 97 ff GWB
durchzuführen. Es ist dann ein europaweites Vergabeverfahren durchzuführen. Der
Schwellenwert belief sich bis dato bei Bauleistungen auf 4.845.000 EUR. Mit
Wirkung zum 22. März 2012 gelten im öffentlichen Auftragswesen neue, höhere
Schwellenwerte für die europaweite Vergabe. Die fünfte Verordnung zur Änderung
der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge wurde im
Bundesgesetzblatt Teil I am 21. März 2012 veröffentlicht. Danach ist für den
Bereich der Bauleistungen der Schwellenwert von bisher 4.845.000 EUR auf
5.000.000 EUR heraufgesetzt worden. Wichtig ist hierbei zu erwähnen, dass
dieser Schwellenwert nicht auf den Auftragswert einzelner Gewerke bezogen ist,
sondern auf die Summe aller Gewerke, die für die Baumaßnahme notwendig sind.
Übersteigt also die Summe aller Gewerke den Schwellenwert von 5.000.000 EUR,
sind auch grundsätzlich alle Gewerke, mindestens jedoch 80%, europaweit
auszuschreiben. Bei den verbleibenden 20% hat der öffentliche Auftraggeber das
Wahlrecht, über die sogenannte „Bagatellklausel“, untergeordnete Gewerke/ Lose
auch national ausschreiben zu können. Hierbei handelt es sich um einzelne
Gewerke/ Lose, deren Auftragswert unter 1.000.000 EUR liegt und deren
Gesamtsumme max. 20% des Gesamtauftragswertes beträgt. In der Regel handelt es
sich hierbei um Gewerke/ Lose, die nur für Bieter im nationalen Bereich von
Interesse sind und für den EU-weiten Wettbewerb außer acht gelassen werden
können. Als Beispiel wäre hier u.a. z.B. die Schließanlage zu erwähnen.
Bauleistungen:
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bis 21.03.2012
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ab 22.03.2012
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Europaweite Ausschreibung
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4.845.000 EUR
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5.000.000 EUR
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Angebotsprüfung, Wertung und Vergabe
bei europaweiten Ausschreibungen:
Grundsätzlich können bei förmlichen
Ausschreibungen nur Angebote berücksichtigt werden, die fristgerecht und im
verschlossenen Zustand bis zum angegebenen Eröffnungstermin (Submissionstermin)
bei der Vergabestelle eingereicht werden. Der Verlauf der Submission wird in
der Niederschrift über den Eröffnungstermin einschl. Auflistung aller Firmen
und deren Angebotssummen (vor rechnerischer Prüfung) einschl., sofern
angeboten, Preisnachlass ohne Bedingungen (Nachlass) dokumentiert und im
Abschluss durch den Schriftführer und den Verhandlungsleiter unterzeichnet.
Neben dem Verlauf, wird in der Niederschrift auch die Anzahl der angeforderten
Leistungsverzeichnisse sowie die Anzahl der letztendlich bis zur Eröffnung
eingegangenen Angebote festgehalten. Des Weiteren wird schriftlich aufgeführt,
ob ein Bieter und/oder Bevollmächtigter bei der Angebotsöffnung persönlich
anwesend war. Diese Person muss auch entsprechend auf der Niederschrift seine
Anwesenheit mit Unterschrift bestätigen Im nächsten Schritt erfolgt dann die
formale Prüfung / Prüfung auf Vollständigkeit durch das Rechnungsprüfungsamt
der Stadt Kornwestheim. Ist ein Angebot formal nicht in Ordnung oder
unvollständig, muss es vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden. Die
Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt wird durch eine Unterschrift und ein
Prüfsiegel (Lochstanzung) bestätigt. Nach Abschluss der Prüfung durch das
Rechnungsprüfungsamt erhalten die Firmen per Fax durch das Stadtbauamt die
Zusammenstellung der Angebote aus der Niederschrift zu Kenntnis. Die Zusendung
der Zusammenstellung sollte zeitnah erfolgen, in der Regel geschieht dies am
Tag nach der Angebotseröffnung.
Im nächsten Schritt erfolgt dann
durch das Stadtbauamt bzw. bei extern vergebenen Ingenieurleistungen durch den
Architekten oder Fachplaner eine weitere formale Prüfung, die Aufklärung des
Angebotsinhalts sowie die rechnerische, wirtschaftliche und fachliche Prüfung
des Angebotes und die Prüfung der fachlichen Eignung der anbietenden Firma.
Werden im Zuge dieser Prüfungen Unstimmigkeiten festgestellt, wird der
jeweilige Bieter zu einem Klärungsgespräch eingeladen. Über dieses
Klärungsgespräch ist ein Protokoll anzufertigen. Ist das Angebot nach Prüfung und
evtl. Klärungsgespräch nicht vollständig, entspricht die angebotene Leistung
nicht der ausgeschriebenen Leistung, liegen Fehler oder Unzulässigkeiten in der
Kalkulation vor oder kann die fachliche Eignung und Leistungsfähigkeit zur
Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen durch die Firma nicht nachgewiesen
werden, so muss das Angebot vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden. Der
Ausschluss von Angeboten muss belastbar begründet werden. Eine nachträgliche
Änderung des Angebotes ist bei diesem Verfahren in allen Belangen unzulässig.
Die Angebotsprüfung und Wertung wird durch die Vergabeempfehlung der prüfenden
Instanz abgeschlossen.
Im weiteren Ablauf erfolgt dann die
Vergabe der Bauleistung, je nach Auftragssumme, durch den technischen Ausschuss
oder den Gemeinderat. Die nichtberücksichtigten Firmen erhalten ein
entsprechendes Absageschreiben mit Angabe des Bieters, der den Auftrag gemäß
Beschluss erhalten soll sowie die Angabe über die Gründe der
Nichtberücksichtigung und den frühesten Zeitpunkt der Beauftragung. Wichtig
hierbei ist, dass die Beauftragung der Firma erst 15 Tage (Einspruchsfrist)
nach Erstellung der Absageschreiben an die nichtberücksichtigten Firmen
erfolgen darf. Diese Frist kann aus Zeitgründen um 5 Tage auf 10 Tage verkürzt
werden, wenn das Absageschreiben den nichtberücksichtigten Firmen vorab digital
zugestellt wird.
Wenn der geschätzte Auftragswert den
betreffenden Schwellenwert nicht erreicht, so ist ein nationales
Vergabeverfahren nach den jeweiligen Haushaltsvorschriften durchzuführen.
Anwendung finden die Vergabe - und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A
2009). Die Anwendung der VOB ist ein umfassendes Instrument zur
Korruptionsbekämpfung.
Zur Beschleunigung der Vergaben
öffentlicher Aufträge wurden, im Zusammenhang mit dem Konjunkturpaket II, die
Wertgrenzen für beschränkte Ausschreibungen und freihändige Vergaben im VOB-
wie auch im VOL-Bereich 2008 zwar kurzfristig angehoben, seit dem 01.01.2012
gelten jedoch wieder die ursprünglichen Wertgrenzen (ohne Umsatzsteuer).
Bauleistungen:
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bis 31.12.2011
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ab 01.01.2012
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Öffentliche Ausschreibung
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oberhalb der nachfolgend genannten
Wertgrenzen
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oberhalb der nachfolgend genannten
Wertgrenzen
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Beschränkte Ausschreibung
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bis 1.000.000 EUR
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- für Ausbaugewerke (ohne Energie-
und Gebäudetechnik), Landschaftsbau und Straßenausstattung
bis 50.000 EUR
- Tief-, Verkehrswege- und
Ingenieurbau
bis 150.000 EUR
- alle übrigen Gewerke
bis 100.000 EUR
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Freihändige Vergabe
(formloses Verfahren)
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bis 100.000 EUR
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bis 20.000 EUR
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Öffentliche Ausschreibung:
Liegt der Auftragswert der
auszuschreibenden Bauleistung über den Wertgrenzen für beschränkte
Ausschreibungen, muss das Stadtbauamt die Bauleistung öffentlich ausschreiben.
Das öffentliche Ausschreibungsverfahren unterliegt im Wesentlichen folgenden
Grundsätzen.
- Transparenz
Dies geschieht durch die Veröffentlichung
der Ausschreibung sowie die Dokumentationspflicht über den Verfahrensablauf in
den Ausschreibungsakten.
- Wettbewerb:
Jedem Bewerber ist ein freier Zugang
zu dem Verfahren zu gewähren, alle Angebote der Bieter, sofern vollständig,
sind zu berücksichtigen.
- Gleichbehandlung:
Alle Bieter sind gleich zu behandeln.
In der Praxis sind daher allen Bietern in gleicher Weise Informationen
zugänglich zu machen.
Angebotsprüfung, Wertung und Vergabe
bei öffentlichen Ausschreibungen:
Mit Ausnahme der 15- bzw.
10-Tage-Einspruchsfrist entspricht das Verfahren der Angebotsprüfung und
Wertung bei öffentlichen Ausschreibung dem der europaweiten Ausschreibung. Die
Beauftragung kann bei diesem Verfahren gleichzeitig mit den Absageschreiben an
die nichtberücksichtigten Firmen erfolgen.
Beschränkte Ausschreibung:
Liegt der Auftragswert der
auszuschreibenden Bauleistung unter den Wertgrenzen für öffentliche
Ausschreibungen und über der Wertgrenze für freihändige Vergaben, werden die
Bauleistungen vom Stadtbauamt beschränkt ausgeschrieben. Hierbei nutzt das
Stadtbauamt
die ihr vom Vergaberecht eingeräumten
Wertgrenzen voll aus. In begründeten Einzelfällen werden auch beschränkte
Ausschreibungen mit höheren Vergabewerten vorgenommen.
Durch die Anwendung der maximalen
Wertgrenzen soll sichergestellt werden, dass die örtlichen Handwerksbetriebe,
auch die kleineren, sich an ausgeschriebenen Bauleistungen der Stadt beteiligen
können. Bei einer beschränkten Ausschreibung von Bauleistungen werden
Kornwestheimer Fachbetriebe immer beteiligt. Bei Gewerken, die in Kornwestheim
stark vertreten sind, wie z.B. die Maler, werden die Firmen von beschränkter
Ausschreibung zu beschränkter Ausschreibung gewechselt. Ebenso werden aber auch
verschiedene nicht ortsansässige Handwerksbetriebe zusätzlich am Ausschreibungsverfahren
beteiligt, da die Stadt keine Bevorzugung ortsansässiger Bieter bei förmlichen
Ausschreibungen vornehmen darf. Die Anzahl der beteiligten Firmen richtet sich
hierbei am geschätzten Auftragswert der Bauleistung und nach der Art des
Gewerkes, wobei grundsätzlich alle Kornwestheimer Fachbetriebe, die dem
Stadtbauamt bekannt sind, angeschrieben werden.
Die Bestimmungen der VOB beruhen auf
den Grundsätzen des freien Wettbewerbs und der Gleichbehandlung aller Bewerber.
Bei der Ermittlung des Angebots, auf das der Zuschlag erteilt werden soll, kann
daher ein Abweichen von der VOB/A weder mit dem Hinweis auf die Notwendigkeit
der Sicherung örtlicher Arbeitsplätze noch mit gewerbesteuerlichen Erwägungen
gerechtfertigt werden.
Angebotsprüfung, Wertung und Vergabe
bei beschränkten Ausschreibungen:
Da es sich hierbei auch um ein
förmliches Ausschreibungsverfahren handelt, entspricht das Verfahren der
beschränkten Ausschreibung im Wesentlichen dem der öffentlichen Ausschreibung.
Gegenüber der öffentlichen Ausschreibung entfällt hier jedoch die Prüfung der
fachlichen Eignung und Leistungsfähigkeit der Firma zur Erfüllung der
vertraglichen Verpflichtungen, da die Firma dem Stadtbauamt in der Regel
bekannt ist und direkt zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Sollte die
aufzufordernde Firma dem Stadtbauamt nicht bekannt sein, so erfolgt diese
Prüfung vor Aufforderung zu Angebotsabgabe.
Freihändige Vergabe:
Liegt der Auftragswert der
auszuschreibenden Bauleistung unter den Wertgrenzen für beschränkte
Ausschreibungen, so kann das Stadtbauamt die Bauleistungen freihändig vergeben.
Entgegen der üblichen Annahme handelt es sich hierbei allerdings nicht nur
um „Aufträge auf Zuruf“, sondern hauptsächlich um die Vergabe von Bauleistungen
auf der Grundlage eines Angebotes, Angebot und Gegenangebot/ -e sowie einer
beschränkte Ausschreibungen ohne formales Verfahren auf Grundlage eines
Leistungsverzeichnisses. Diese Vorgehensweise dient zur Sicherstellung des
Wettbewerbs und letztendlich auch zur Umsetzung von wirtschaftlichen und
kostengünstigen Lösungen. Des Weiteren dient diese Praxis auch dem Nachweis,
dass der Verwaltungsvorschrift zur Vorbeugung und Bekämpfung von Korruption
entsprochen wird.
Die Art der freihändigen Vergabe
richtet sich nach dem Auftragswert. Bei der freihändigen Vergabe von
Bauleistungen werden die ortsansässigen Firmen immer beteiligt. In Abhängigkeit
vom geschätzten Auftragswert der Bauleistung werden aber auch hier, z.B. bei
formlosen beschränkten Ausschreibungen, nicht ortsansässige Firmen
aufgefordert, ein Angebot einzureichen. Dieses Vorgehen ist auch u.a. der
Tatsache geschuldet, dass es zu bestimmten Gewerken/ Bauleistungen, keine
ausreichende Anzahl an Fachbetrieben in Kornwestheim gibt. Die Anzahl der
beteiligten Firmen richtet sich, wie bei der beschränkten Ausschreibung, nach
dem geschätzten Auftragswert und nach der Art des Gewerkes.
Die Vergabe von „Aufträgen auf
Zuruf“, dies sind in der Regel Aufträge mit geringem Umfang oder akutem
Handlungsbedarf / Gefahr in Verzug, erfolgt grundsätzlich an ortsansässige
Firmen (siehe Anlage), es sei denn, die auszuführende Leistung wird von keinem
Kornwestheimer Fachbetrieb angeboten oder die auszuführende Leistung basiert
auf einer bereits durch einen nicht ortsansässigen Betrieb ausgeführten
Leistung. Letzteres macht sich vor allem bei den Wartungsaufträgen bemerkbar.
Die Anlage enthält eine
tabellarische Übersicht über die freihändigen Vergaben von Bauleistungen des
Stadtbauamtes aus dem Jahr 2011. Kleinreparaturen bis 400 EUR, die jeweils vom
bewirtschaftenden Amt bezahlt werden, sind in dieser Aufstellung nicht erfasst.
Dieser tabellarischen Übersicht
liegt die Erfassung sämtlicher Aufträge mit Auftragssumme, sortiert nach
beauftragten Firmen, zugrunde. Diese Erfassung dient der Sicherstellung, dass
die Aufträge gleichermaßen, vor allem bei den „Aufträgen auf Zuruf“ für
kleinere Aufträge, verteilt werden und ist zudem ein Nachweis darüber, dass der
Verwaltungsvorschrift zur Vorbeugung und Bekämpfung von Korruption entsprochen
wird.
Angebotsprüfung, Wertung und Vergabe
bei freihändigen Vergaben:
Entgegen der vorbeschriebenen
Vergabeverfahren handelt es sich bei der freihändigen Vergabe um ein formloses
Verfahren. Die Firmen werden bei diesem Verfahren aufgefordert, auf der
Grundlage der VOB, ein Angebot bis zu einem bestimmten Datum beim Stadtbauamt
einzureichen. Anzahl und Art der angeforderten Angebote richten sich hierbei
jeweils nach der Auftragssumme. Während bei den zuvor beschriebenen Verfahren
die Angebote zum Eröffnungstermin im verschlossenen Zustand vorliegen müssen,
können die Angebote bei der freihändigen Vergabe offen und ggf. auch noch nach
dem angegebenen Datum beim Stadtbauamt eingereicht werden. Im Falle von
Angeboten, die nicht auf der Grundlage eines Leistungsverzeichnisses basieren,
ist darauf zu achten, das die angefragten Leistungen, im Zusammenhang mit der
Prüfung, gleichwertig bzw. vergleichbar angeboten werden. Nach Eingang der
Angebote erfolgt durch das Stadtbauamt eine formale, rechnerische und
wirtschaftliche sowie fachlich Prüfung. Entspricht die angebotene Leistung
nicht der geforderten Leistung oder scheinen Einheitspreise zu hoch angesetzt
worden zu sein, kann das Angebot durch und mit dem jeweiligen Bieter/-n
nachgearbeitet und nachverhandelt werden. Nach Abschluss der Prüfung und evtl.
Nachverhandlung wird der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot beauftragt.
Die unberücksichtigten Firmen erhalten eine entsprechende Absage.
Anders verhält es sich bei den
„Aufträgen auf Zuruf“. Hier erfolgt die Beauftragung in der Regel mündlich und
direkt an einen Fachbetrieb auf der Grundlage einer groben Kostenangabe
(Telefonat, Orttermin). Wie bereits oben beschrieben, handelt es sich hierbei
meist um Aufträge mit geringem Umfang oder um Maßnahmen mit akutem
Handlungsbedarf / Gefahr in Verzug, wo schnell reagiert werden muss.
Firmenliste ortsansässiger Handwerksbetriebe:
Zur Sicherstellung, dass
weitestgehend alle in Kornwestheim ansässigen Handwerksbetriebe bei der
beschränkten und freihändigen Vergabe von Bauleistungen berücksichtigt werden,
führt das Stadtbauamt eine Firmenliste über diese Betriebe, sortiert nach
Gewerken.
In dieser Liste sind grundsätzlich
alle Betriebe aufgeführt, die dem Stadtbauamt persönlich bekannt sind. Des
Weiteren sind hier Firmen erfasst, die aus dem Gewerberegister übertragen
wurden. Ebenso dient das Internet (z.B. www.teleauskunft.de etc.) der Fortschreibung und
Aktualisierung dieser Liste.
Eine Vollständigkeit dieser Liste
kann jedoch nicht garantiert werden.
Aus diesem Grund hat das Stadtbauamt
auch bei einer Veranstaltung des BDS (Bund der Selbstständigen) am 24.05.2011,
unter der Leitung des Vorstands, um die aktive Mithilfe der Firmen gebeten.
Sollten Firmen bis dato nicht berücksichtigt worden sein, sollten sie sich mit
dem Stadtbauamt in Verbindung setzten. Die Resonanz auf diesen Aufruf war
jedoch relativ überschaubar.
Darüber hinaus hat das Stadtbauamt
allerdings auch die Erfahrung gemacht, das Kornwestheimer Firmen, die zur
Angebotsabgabe aufgefordert werden, entweder aus Kapazitätsgründen absagen oder
sehr oft einfach kein Angebot abgeben. Dies ist vor allem bei den beschränkten
Ausschreibungen oder bei der Angebotseinholung auf der Grundlage von
Leistungsverzeichnissen festzustellen. Dies ist in sofern ärgerlich, da für die
Erstellung der Ausschreibungen Kosten entstehen.
Das Stadtbauamt versucht zwar im
Vorfeld die Interessensbekundung bei den Firmen einzuholen, bei den größeren
Ausschreibungen ist dies jedoch aus zeitlichen Gründen nicht immer möglich.
2. Vergabepraxis bei Handwerker-/ Bauleistungen bei der Städtischen Wohnbau
Die Städtische Wohnbau Kornwestheim
GmbH lehnt sich bei Vergaben von Bauleistungen
an die Vorschriften vom Stadtbauamt
an.
Bedingt durch die Gesellschaftsform
( GmbH ) und den Bauaufgaben, gibt es bei der Städtischen Wohnbau in der
täglichen Praxis zwei Arten von Vergabenformen
a) Beschränkte
Ausschreibung: Vorwiegend Neubau im Bauträgergeschäft
b) Freihändige Vergabe: Vorwiegend Instandhaltung im eigenem Wohnungsbestand
a) Beschränkte Ausschreibung
Diese Vergabeart wird bei allen
Bauträger- und Erschließungsträgergeschäften,
unabhängig von der Höhe der
Bauleistungen praktiziert. Alle zur Herstellung des Bauvorhabens notwendigen
Leistungen werden beschränkt ausgeschrieben.
Vorgehensweise beschränkte
Ausschreibung:
- Es werden grundsätzlich für alle Gewerke
Leistungsverzeichnisse erstellt, unabhängig der Größe des Auftrags.
- Es werden grundsätzlich alle Kornwestheimer Fachfirmen zur
Angebotsabgabe aufgefordert.
- Es werden zudem die Firmen aus der Umgebung angeschrieben,
bei denen aus früheren Aufträgen bekannt ist, dass sie die Leistungen
wirtschaftlich erbringen können. Des weiteren kommen Vorschläge für
leistungsstarke Firmen, vom Architekten und den Fachingenieuren.
- Der
Architekt oder Fachingenieur erstellt bei Angebotseingang einen Preisspiegel.
- Anhand des geprüften Preisspiegels werden die wirtschaftlichsten
/ günstigsten Anbieter zu einem Vergabegespräch eingeladen ( in der Regel pro
Gewerk 3 Firmen )
- Der wirtschaftlichste / günstigste Anbieter erhält den
Auftrag ( Bauvertrag )
Dieses Verfahren wird ausnahmslos
bei allen Bauträger,- und Erschließungsträgerobjekten praktiziert und wird
jährlich durch einen Wirtschaftsprüfer kontrolliert. Das Ergebnis der Prüfung
steht im Jahresabschluss Bericht der Städtischen Wohnbau Kornwestheim
GmbH. Des weiteren werden in den
Aufsichtsratsitzungen der Städtischen Wohnbau regelmäßig die getätigten
Vergaben aus dem Bauträgergeschäft dargestellt, auch um sicher zu stellen, dass
sich das Bauvorhaben im Kostenrahmen befindet.
b) Freihändige Vergabe:
Bei der Freihändigen Vergabe hat die
Städtische Wohnbau Kornwestheim die gleichen Vergabekriterien wie das
Stadtbauamt.
Es wird vorgeschlagen die Vergabepraxis bei den Handwerker- /
Bauleistungen im Stadtbauamt und bei der Städtischen Wohnbau zur Kenntnis zu
nehmen.