Vorlage-Nr.:

196/2012

Az.:

7 Sven Koch
91 Jens Kitter

Datum:

19.06.2012



Bürgermeisteramt

 

 

 

Sitzungsvorlage

 

 

 

Gremium:

Ausschuss für Umwelt und Technik

Am:

26.06.2012

 

 

Betreff:

Vergabepraxis bei Handwerker-/ Bauleistungen - Antrag der Fraktion Freie Wähler / FDP über die Anforderung von Leistungsangeboten und die Vergabepraxis bei Handwerkerleistungen

 

 

Anlage(n):

Mitzeichnung

Vergabestatistik Stadtbauamt 2011 - Freihändige Vergabe,  Vergabestatistik Städtische Wohnbau 2011_05.2012

 

 

Beschlussvorschlag:

Die Vergabepraxis bei den Handwerker- / Bauleistungen im Stadtbauamt und bei der Städtischen Wohnbau wird zur Kenntnis genommen.

 

Beratungsfolge:

 

Vorlage an

 

zur

 

Sitzungsart

 

Sitzungsdatum

 

Beschluss

 

 

 

 

 

Ausschuss für Umwelt und Technik

Kenntnisnahme

öffentlich

26.06.2012

 

 


 

Sachdarstellung und Begründung:

 

1.      Vergabepraxis bei Handwerker-/ Bauleistungen im Stadtbauamt

 

Öffentliche Auftraggeber sind bei der Vergabe von Aufträgen grundsätzlich verpflichtet, die Leistung öffentlich auszuschreiben. Welche Anforderungen an die Ausschreibung zu stellen sind, entscheidet sich nach dem geschätzten Auftragswert.

 

Europaweite Ausschreibung:

 

Erreichen bzw. übersteigen die Auftragswerte (ohne Umsatzsteuer) die in § 2 VgV (Vergabeverordnung) aufgeführten Schwellenwerte, so sind öffentliche Auftraggeber nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen verpflichtet, die Vergabe eines öffentlichen Auftrags nach den vergaberechtlichen Vorschriften der §§ 97 ff GWB durchzuführen. Es ist dann ein europaweites Vergabeverfahren durchzuführen. Der Schwellenwert belief sich bis dato bei Bauleistungen auf 4.845.000 EUR. Mit Wirkung zum 22. März 2012 gelten im öffentlichen Auftragswesen neue, höhere Schwellenwerte für die europaweite Vergabe. Die fünfte Verordnung zur Änderung der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge wurde im Bundesgesetzblatt Teil I am 21. März 2012 veröffentlicht. Danach ist für den Bereich der Bauleistungen der Schwellenwert von bisher 4.845.000 EUR auf 5.000.000 EUR heraufgesetzt worden. Wichtig ist hierbei zu erwähnen, dass dieser Schwellenwert nicht auf den Auftragswert einzelner Gewerke bezogen ist, sondern auf die Summe aller Gewerke, die für die Baumaßnahme notwendig sind. Übersteigt also die Summe aller Gewerke den Schwellenwert von 5.000.000 EUR, sind auch grundsätzlich alle Gewerke, mindestens jedoch 80%, europaweit auszuschreiben. Bei den verbleibenden 20% hat der öffentliche Auftraggeber das Wahlrecht, über die sogenannte „Bagatellklausel“, untergeordnete Gewerke/ Lose auch national ausschreiben zu können. Hierbei handelt es sich um einzelne Gewerke/ Lose, deren Auftragswert unter 1.000.000 EUR liegt und deren Gesamtsumme max. 20% des Gesamtauftragswertes beträgt. In der Regel handelt es sich hierbei um Gewerke/ Lose, die nur für Bieter im nationalen Bereich von Interesse sind und für den EU-weiten Wettbewerb außer acht gelassen werden können. Als Beispiel wäre hier u.a. z.B. die Schließanlage zu erwähnen.

 

Bauleistungen:

bis 21.03.2012

ab 22.03.2012

Europaweite Ausschreibung

4.845.000 EUR

5.000.000 EUR

 

 

Angebotsprüfung, Wertung und Vergabe bei europaweiten Ausschreibungen:

 

Grundsätzlich können bei förmlichen Ausschreibungen nur Angebote berücksichtigt werden, die fristgerecht und im verschlossenen Zustand bis zum angegebenen Eröffnungstermin (Submissionstermin) bei der Vergabestelle eingereicht werden. Der Verlauf der Submission wird in der Niederschrift über den Eröffnungstermin einschl. Auflistung aller Firmen und deren Angebotssummen (vor rechnerischer Prüfung) einschl., sofern angeboten, Preisnachlass ohne Bedingungen (Nachlass) dokumentiert und im Abschluss durch den Schriftführer und den Verhandlungsleiter unterzeichnet. Neben dem Verlauf, wird in der Niederschrift auch die Anzahl der angeforderten Leistungsverzeichnisse sowie die Anzahl der letztendlich bis zur Eröffnung eingegangenen Angebote festgehalten. Des Weiteren wird schriftlich aufgeführt, ob ein Bieter und/oder Bevollmächtigter bei der Angebotsöffnung persönlich anwesend war. Diese Person muss auch entsprechend auf der Niederschrift seine Anwesenheit mit Unterschrift bestätigen Im nächsten Schritt erfolgt dann die formale Prüfung / Prüfung auf Vollständigkeit durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Kornwestheim. Ist ein Angebot formal nicht in Ordnung oder unvollständig, muss es vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden. Die Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt wird durch eine Unterschrift und ein Prüfsiegel (Lochstanzung) bestätigt. Nach Abschluss der Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt erhalten die Firmen per Fax durch das Stadtbauamt die Zusammenstellung der Angebote aus der Niederschrift zu Kenntnis. Die Zusendung der Zusammenstellung sollte zeitnah erfolgen, in der Regel geschieht dies am Tag nach der Angebotseröffnung.

 

Im nächsten Schritt erfolgt dann durch das Stadtbauamt bzw. bei extern vergebenen Ingenieurleistungen durch den Architekten oder Fachplaner eine weitere formale Prüfung, die Aufklärung des Angebotsinhalts sowie die rechnerische, wirtschaftliche und fachliche Prüfung des Angebotes und die Prüfung der fachlichen Eignung der anbietenden Firma. Werden im Zuge dieser Prüfungen Unstimmigkeiten festgestellt, wird der jeweilige Bieter zu einem Klärungsgespräch eingeladen. Über dieses Klärungsgespräch ist ein Protokoll anzufertigen. Ist das Angebot nach Prüfung und evtl. Klärungsgespräch nicht vollständig, entspricht die angebotene Leistung nicht der ausgeschriebenen Leistung, liegen Fehler oder Unzulässigkeiten in der Kalkulation vor oder kann die fachliche Eignung und Leistungsfähigkeit zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen durch die Firma nicht nachgewiesen werden, so muss das Angebot vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden. Der Ausschluss von Angeboten muss belastbar begründet werden. Eine nachträgliche Änderung des Angebotes ist bei diesem Verfahren in allen Belangen unzulässig. Die Angebotsprüfung und Wertung wird durch die Vergabeempfehlung der prüfenden Instanz abgeschlossen.

 

Im weiteren Ablauf erfolgt dann die Vergabe der Bauleistung, je nach Auftragssumme, durch den technischen Ausschuss oder den Gemeinderat. Die nichtberücksichtigten Firmen erhalten ein entsprechendes Absageschreiben mit Angabe des Bieters, der den Auftrag gemäß Beschluss erhalten soll sowie die Angabe über die Gründe der Nichtberücksichtigung und den frühesten Zeitpunkt der Beauftragung. Wichtig hierbei ist, dass die Beauftragung der Firma erst 15 Tage (Einspruchsfrist) nach Erstellung der Absageschreiben an die nichtberücksichtigten Firmen erfolgen darf. Diese Frist kann aus Zeitgründen um 5 Tage auf 10 Tage verkürzt werden, wenn das Absageschreiben den nichtberücksichtigten Firmen vorab digital zugestellt wird.

 

 

Wenn der geschätzte Auftragswert den betreffenden Schwellenwert nicht erreicht, so ist ein nationales Vergabeverfahren nach den jeweiligen Haushaltsvorschriften durchzuführen. Anwendung finden die Vergabe - und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A 2009). Die Anwendung der VOB ist ein umfassendes Instrument zur Korruptionsbekämpfung.

 

Zur Beschleunigung der Vergaben öffentlicher Aufträge wurden, im Zusammenhang mit dem Konjunkturpaket II, die Wertgrenzen für beschränkte Ausschreibungen und freihändige Vergaben im VOB- wie auch im VOL-Bereich 2008 zwar kurzfristig angehoben, seit dem 01.01.2012 gelten jedoch wieder die ursprünglichen Wertgrenzen (ohne Umsatzsteuer).

 

Bauleistungen:

bis 31.12.2011

ab 01.01.2012

Öffentliche Ausschreibung

oberhalb der nachfolgend genannten Wertgrenzen

oberhalb der nachfolgend genannten Wertgrenzen

Beschränkte Ausschreibung

bis 1.000.000 EUR

- für Ausbaugewerke (ohne Energie- und Gebäudetechnik), Landschaftsbau und Straßenausstattung

bis 50.000 EUR

- Tief-, Verkehrswege- und Ingenieurbau

bis 150.000 EUR

- alle übrigen Gewerke

bis 100.000 EUR

Freihändige Vergabe

(formloses Verfahren)

bis 100.000 EUR

bis 20.000 EUR

 

 

Öffentliche Ausschreibung:

 

Liegt der Auftragswert der auszuschreibenden Bauleistung über den Wertgrenzen für beschränkte Ausschreibungen, muss das Stadtbauamt die Bauleistung öffentlich ausschreiben. Das öffentliche Ausschreibungsverfahren unterliegt im Wesentlichen folgenden Grundsätzen.

 

- Transparenz

Dies geschieht durch die Veröffentlichung der Ausschreibung sowie die Dokumentationspflicht über den Verfahrensablauf in den Ausschreibungsakten.

 

- Wettbewerb:

Jedem Bewerber ist ein freier Zugang zu dem Verfahren zu gewähren, alle Angebote der Bieter, sofern vollständig, sind zu berücksichtigen.

 

- Gleichbehandlung:

Alle Bieter sind gleich zu behandeln. In der Praxis sind daher allen Bietern in gleicher Weise Informationen zugänglich zu machen.

 

 

Angebotsprüfung, Wertung und Vergabe bei öffentlichen Ausschreibungen:

 

Mit Ausnahme der 15- bzw. 10-Tage-Einspruchsfrist entspricht das Verfahren der Angebotsprüfung und Wertung bei öffentlichen Ausschreibung dem der europaweiten Ausschreibung. Die Beauftragung kann bei diesem Verfahren gleichzeitig mit den Absageschreiben an die nichtberücksichtigten Firmen erfolgen.

 

 

Beschränkte Ausschreibung:

 

Liegt der Auftragswert der auszuschreibenden Bauleistung unter den Wertgrenzen für öffentliche Ausschreibungen und über der Wertgrenze für freihändige Vergaben, werden die Bauleistungen vom Stadtbauamt beschränkt ausgeschrieben. Hierbei nutzt das Stadtbauamt

die ihr vom Vergaberecht eingeräumten Wertgrenzen voll aus. In begründeten Einzelfällen werden auch beschränkte Ausschreibungen mit höheren Vergabewerten vorgenommen.

Durch die Anwendung der maximalen Wertgrenzen soll sichergestellt werden, dass die örtlichen Handwerksbetriebe, auch die kleineren, sich an ausgeschriebenen Bauleistungen der Stadt beteiligen können. Bei einer beschränkten Ausschreibung von Bauleistungen werden Kornwestheimer Fachbetriebe immer beteiligt. Bei Gewerken, die in Kornwestheim stark vertreten sind, wie z.B. die Maler, werden die Firmen von beschränkter Ausschreibung zu beschränkter Ausschreibung gewechselt. Ebenso werden aber auch verschiedene nicht ortsansässige Handwerksbetriebe zusätzlich am Ausschreibungsverfahren beteiligt, da die Stadt keine Bevorzugung ortsansässiger Bieter bei förmlichen Ausschreibungen vornehmen darf. Die Anzahl der beteiligten Firmen richtet sich hierbei am geschätzten Auftragswert der Bauleistung und nach der Art des Gewerkes, wobei grundsätzlich alle Kornwestheimer Fachbetriebe, die dem Stadtbauamt bekannt sind, angeschrieben werden.

 

Die Bestimmungen der VOB beruhen auf den Grundsätzen des freien Wettbewerbs und der Gleichbehandlung aller Bewerber. Bei der Ermittlung des Angebots, auf das der Zuschlag erteilt werden soll, kann daher ein Abweichen von der VOB/A weder mit dem Hinweis auf die Notwendigkeit der Sicherung örtlicher Arbeitsplätze noch mit gewerbesteuerlichen Erwägungen gerechtfertigt werden.

 

 

Angebotsprüfung, Wertung und Vergabe bei beschränkten Ausschreibungen:

 

Da es sich hierbei auch um ein förmliches Ausschreibungsverfahren handelt, entspricht das Verfahren der beschränkten Ausschreibung im Wesentlichen dem der öffentlichen Ausschreibung. Gegenüber der öffentlichen Ausschreibung entfällt hier jedoch die Prüfung der fachlichen Eignung und Leistungsfähigkeit der Firma zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen, da die Firma dem Stadtbauamt in der Regel bekannt ist und direkt zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Sollte die aufzufordernde Firma dem Stadtbauamt nicht bekannt sein, so erfolgt diese Prüfung vor Aufforderung zu Angebotsabgabe.

 

 

Freihändige Vergabe:

 

Liegt der Auftragswert der auszuschreibenden Bauleistung unter den Wertgrenzen für beschränkte Ausschreibungen, so kann das Stadtbauamt die Bauleistungen freihändig vergeben. Entgegen der üblichen Annahme handelt es sich hierbei allerdings nicht nur um „Aufträge auf Zuruf“, sondern hauptsächlich um die Vergabe von Bauleistungen auf der Grundlage eines Angebotes, Angebot und Gegenangebot/ -e sowie einer beschränkte Ausschreibungen ohne formales Verfahren auf Grundlage eines Leistungsverzeichnisses. Diese Vorgehensweise dient zur Sicherstellung des Wettbewerbs und letztendlich auch zur Umsetzung von wirtschaftlichen und kostengünstigen Lösungen. Des Weiteren dient diese Praxis auch dem Nachweis, dass der Verwaltungsvorschrift zur Vorbeugung und Bekämpfung von Korruption entsprochen wird.

 

Die Art der freihändigen Vergabe richtet sich nach dem Auftragswert. Bei der freihändigen Vergabe von Bauleistungen werden die ortsansässigen Firmen immer beteiligt. In Abhängigkeit vom geschätzten Auftragswert der Bauleistung werden aber auch hier, z.B. bei formlosen beschränkten Ausschreibungen, nicht ortsansässige Firmen aufgefordert, ein Angebot einzureichen. Dieses Vorgehen ist auch u.a. der Tatsache geschuldet, dass es zu bestimmten Gewerken/ Bauleistungen, keine ausreichende Anzahl an Fachbetrieben in Kornwestheim gibt. Die Anzahl der beteiligten Firmen richtet sich, wie bei der beschränkten Ausschreibung, nach dem geschätzten Auftragswert und nach der Art des Gewerkes.

Die Vergabe von „Aufträgen auf Zuruf“, dies sind in der Regel Aufträge mit geringem Umfang oder akutem Handlungsbedarf / Gefahr in Verzug, erfolgt grundsätzlich an ortsansässige Firmen (siehe Anlage), es sei denn, die auszuführende Leistung wird von keinem Kornwestheimer Fachbetrieb angeboten oder die auszuführende Leistung basiert auf einer bereits durch einen nicht ortsansässigen Betrieb ausgeführten Leistung. Letzteres macht sich vor allem bei den Wartungsaufträgen bemerkbar.

 

Die Anlage enthält eine tabellarische Übersicht über die freihändigen Vergaben von Bauleistungen des Stadtbauamtes aus dem Jahr 2011. Kleinreparaturen bis 400 EUR, die jeweils vom bewirtschaftenden Amt bezahlt werden, sind in dieser Aufstellung nicht erfasst.

Dieser tabellarischen Übersicht liegt die Erfassung sämtlicher Aufträge mit Auftragssumme, sortiert nach beauftragten Firmen, zugrunde. Diese Erfassung dient der Sicherstellung, dass die Aufträge gleichermaßen, vor allem bei den „Aufträgen auf Zuruf“ für kleinere Aufträge, verteilt werden und ist zudem ein Nachweis darüber, dass der Verwaltungsvorschrift zur Vorbeugung und Bekämpfung von Korruption entsprochen wird.

 

 

Angebotsprüfung, Wertung und Vergabe bei freihändigen Vergaben:

 

Entgegen der vorbeschriebenen Vergabeverfahren handelt es sich bei der freihändigen Vergabe um ein formloses Verfahren. Die Firmen werden bei diesem Verfahren aufgefordert, auf der Grundlage der VOB, ein Angebot bis zu einem bestimmten Datum beim Stadtbauamt einzureichen. Anzahl und Art der angeforderten Angebote richten sich hierbei jeweils nach der Auftragssumme. Während bei den zuvor beschriebenen Verfahren die Angebote zum Eröffnungstermin im verschlossenen Zustand vorliegen müssen, können die Angebote bei der freihändigen Vergabe offen und ggf. auch noch nach dem angegebenen Datum beim Stadtbauamt eingereicht werden. Im Falle von Angeboten, die nicht auf der Grundlage eines Leistungsverzeichnisses basieren, ist darauf zu achten, das die angefragten Leistungen, im Zusammenhang mit der Prüfung, gleichwertig bzw. vergleichbar angeboten werden. Nach Eingang der Angebote erfolgt durch das Stadtbauamt eine formale, rechnerische und wirtschaftliche sowie fachlich Prüfung. Entspricht die angebotene Leistung nicht der geforderten Leistung oder scheinen Einheitspreise zu hoch angesetzt worden zu sein, kann das Angebot durch und mit dem jeweiligen Bieter/-n nachgearbeitet und nachverhandelt werden. Nach Abschluss der Prüfung und evtl. Nachverhandlung wird der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot beauftragt. Die unberücksichtigten Firmen erhalten eine entsprechende Absage.

 

Anders verhält es sich bei den „Aufträgen auf Zuruf“. Hier erfolgt die Beauftragung in der Regel mündlich und direkt an einen Fachbetrieb auf der Grundlage einer groben Kostenangabe (Telefonat, Orttermin). Wie bereits oben beschrieben, handelt es sich hierbei meist um Aufträge mit geringem Umfang oder um Maßnahmen mit akutem Handlungsbedarf / Gefahr in Verzug, wo schnell reagiert werden muss.

 

 

Firmenliste ortsansässiger Handwerksbetriebe:

 

Zur Sicherstellung, dass weitestgehend alle in Kornwestheim ansässigen Handwerksbetriebe bei der beschränkten und freihändigen Vergabe von Bauleistungen berücksichtigt werden, führt das Stadtbauamt eine Firmenliste über diese Betriebe, sortiert nach Gewerken.

In dieser Liste sind grundsätzlich alle Betriebe aufgeführt, die dem Stadtbauamt persönlich bekannt sind. Des Weiteren sind hier Firmen erfasst, die aus dem Gewerberegister übertragen wurden. Ebenso dient das Internet (z.B. www.teleauskunft.de etc.) der Fortschreibung und Aktualisierung dieser Liste.

 

Eine Vollständigkeit dieser Liste kann jedoch nicht garantiert werden.

Aus diesem Grund hat das Stadtbauamt auch bei einer Veranstaltung des BDS (Bund der Selbstständigen) am 24.05.2011, unter der Leitung des Vorstands, um die aktive Mithilfe der Firmen gebeten. Sollten Firmen bis dato nicht berücksichtigt worden sein, sollten sie sich mit dem Stadtbauamt in Verbindung setzten. Die Resonanz auf diesen Aufruf war jedoch relativ überschaubar.

 

Darüber hinaus hat das Stadtbauamt allerdings auch die Erfahrung gemacht, das Kornwestheimer Firmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, entweder aus Kapazitätsgründen absagen oder sehr oft einfach kein Angebot abgeben. Dies ist vor allem bei den beschränkten Ausschreibungen oder bei der Angebotseinholung auf der Grundlage von Leistungsverzeichnissen festzustellen. Dies ist in sofern ärgerlich, da für die Erstellung der Ausschreibungen Kosten entstehen.

 

Das Stadtbauamt versucht zwar im Vorfeld die Interessensbekundung bei den Firmen einzuholen, bei den größeren Ausschreibungen ist dies jedoch aus zeitlichen Gründen nicht immer möglich.

 

2.      Vergabepraxis bei Handwerker-/ Bauleistungen bei der Städtischen Wohnbau

 

Die Städtische Wohnbau Kornwestheim GmbH lehnt sich bei Vergaben von Bauleistungen

an die Vorschriften vom Stadtbauamt an.

Bedingt durch die Gesellschaftsform ( GmbH ) und den Bauaufgaben, gibt es bei der Städtischen Wohnbau in der täglichen Praxis zwei Arten von Vergabenformen

 

a)         Beschränkte Ausschreibung: Vorwiegend Neubau im Bauträgergeschäft

b)        Freihändige Vergabe: Vorwiegend Instandhaltung im eigenem Wohnungsbestand

 

a) Beschränkte Ausschreibung

Diese Vergabeart wird bei allen Bauträger- und Erschließungsträgergeschäften,

unabhängig von der Höhe der Bauleistungen praktiziert. Alle zur Herstellung des Bauvorhabens notwendigen Leistungen werden beschränkt ausgeschrieben.

 

Vorgehensweise beschränkte Ausschreibung:

 

-           Es werden grundsätzlich für alle Gewerke Leistungsverzeichnisse erstellt, unabhängig der Größe des Auftrags.

-           Es werden grundsätzlich alle Kornwestheimer Fachfirmen zur Angebotsabgabe aufgefordert.

-           Es werden zudem die Firmen aus der Umgebung angeschrieben, bei denen aus früheren Aufträgen bekannt ist, dass sie die Leistungen wirtschaftlich erbringen können. Des weiteren kommen Vorschläge für leistungsstarke Firmen, vom Architekten und den Fachingenieuren.

-           Der Architekt oder Fachingenieur erstellt bei Angebotseingang einen Preisspiegel.

-           Anhand des geprüften Preisspiegels werden die wirtschaftlichsten / günstigsten Anbieter zu einem Vergabegespräch eingeladen ( in der Regel pro Gewerk 3 Firmen )

-           Der wirtschaftlichste / günstigste Anbieter erhält den Auftrag ( Bauvertrag )

 

Dieses Verfahren wird ausnahmslos bei allen Bauträger,- und Erschließungsträgerobjekten praktiziert und wird jährlich durch einen Wirtschaftsprüfer kontrolliert. Das Ergebnis der Prüfung steht im Jahresabschluss Bericht der Städtischen Wohnbau Kornwestheim

GmbH. Des weiteren werden in den Aufsichtsratsitzungen der Städtischen Wohnbau regelmäßig die getätigten Vergaben aus dem Bauträgergeschäft dargestellt, auch um sicher zu stellen, dass sich das Bauvorhaben im Kostenrahmen befindet.

 

 

b) Freihändige Vergabe:

 

Bei der Freihändigen Vergabe hat die Städtische Wohnbau Kornwestheim die gleichen Vergabekriterien wie das Stadtbauamt.

 

 

Es wird vorgeschlagen die Vergabepraxis bei den Handwerker- / Bauleistungen im Stadtbauamt und bei der Städtischen Wohnbau zur Kenntnis zu nehmen.

 

 

 


Anlagen:

Nicht alle Anlagen sind öffentlich. (Internet)
Vergabestatistik Stadtbauamt 2011 - Freihändige Vergabe.pdf Vergabestatistik Stadtbauamt 2011 - Freihändige Vergabe.pdf Vergabestatistik Städtische Wohnbau 2011_05.2012.pdf Vergabestatistik Städtische Wohnbau 2011_05.2012.pdf