Betreff:
Softwareumstellung
im Rahmen des Neuen Kommunalen Haushaltsrechts
Anlage(n):
Mitzeichnung
1. Zeitplan zur Softwareumstellung
2. Angebot der Kommunalen Datenverarbeitung Region Stuttgart
zur Softwareumstellung
Beschlussvorschlag:
1.) Der
Verwaltungs- und Finanzausschuss beschließt das Angebot der Kommunalen
Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) über die Umstellung der Software auf
das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) mit einer Gesamthöhe
von ca. 75.000 EUR anzunehmen.
2.) Zur anteiligen Auszahlung von
Leistungen im Jahr 2011 für die Softwareumstellung wird eine überplanmäßige
Ausgabe in Höhe von 9.400 EUR auf der Haushaltsstelle 1.0620.6350 genehmigt.
Beratungsfolge:
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Vorlage an
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zur
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Sitzungsart
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Sitzungsdatum
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Beschluss
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Verwaltungs-
und Finanzausschuss
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Beschlussfassung
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öffentlich
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20.10.2011
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Finanzielle Auswirkungen
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HHJ
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Finanzposition
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Betrag
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Plan
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Auswirkungen
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Erläuterungen
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2011
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1.0620.6350
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9.400.- EUR
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Üpl
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2012
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1.0620.6350
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37.400.- EUR
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2013
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1.0620.6350
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18.700.- EUR
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2014
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1.0620.6350
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9.400.- EUR
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Deckungsvorschlag:
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HHJ
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Finanzposition
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Betrag
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Auswirkungen
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Erläuterungen
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2011
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1.7000.2100
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9.400.- EUR
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Mehreinnahmen aus
Gewinnablieferung des Eigenbetriebs aus Vorjahren
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Sachdarstellung und
Begründung:
1.) Im Rahmen der Umstellung auf das Neue Kommunale Haushalts- und
Rechnungswesen ist eine Anpassung der Finanzsoftware „KIRP“ von der
Kameralistik auf die Doppik zwingend notwendig. Bei diesem Umstellungsprozess
wird die Verwaltung durch das KDRS unterstützt und beraten. Die Umsetzung der
Softwareanpassung erfolgt im Rahmen des Teilprojekts 5.
Projektverlauf des Teilprojektes 5 – Softwareumstellung
Das Teilprojekt 5 -
Softwareumstellung - wurde mit einem Einführungsgespräch im Juli 2011
gestartet. Herr Schnepf und Frau Kautzmann
vom KDRS haben hierbei einen Zeitplan, der aus drei Phasen besteht,
vorgestellt (vgl. Anlage 1).
Die Phase 1 der
Softwareumstellung bezieht sich auf die fachliche und technische Vorbereitung.
Hierbei soll zum einen die Anlagenbuchhaltung bereinigt und zum anderen die
Bewertung der Vermögensgegenstände bis Ende 2012 abgeschlossen werden. Im
nächsten Projektschritt steht die Prüfung der Anbindung der weiteren Haushalte
(Regiebetriebe und Kulturhaus BgA) sowie der
Schnittstellen bevor. Das KDRS wird hierbei die Stadtverwaltung beratend
unterstützen.
Die Phase 2 des
Umstellungsprozesses beinhaltet im Software-Umstellungsjahr 2012 neben weiteren
Bereinigungen und Prüfungen, die Erstellung einer Umsetzungstabelle. Hierbei
werden die momentanen Haushaltsstellen den künftigen Produkt- bzw.
Auftragssachkonten zugeordnet. Zudem werden entsprechende Workshops und
Schulungen durch das KDRS in der neuen
Software angeboten. Dieser sog. NKHR-Mandant wird der
Stadtverwaltung ab Mai/Juni 2012 für die Haushaltsplanung 2013 zur Verfügung
stehen.
Die Phase 3 umfasst den
Produktivbetrieb. Im Januar 2013 findet die Überleitung des bisherigen kameralen Mandanten in den NKHR-Mandanten
statt. Sobald diese Migration erfolgt ist, kann doppisch
gebucht werden. Im Laufe des Jahres 2013 werden die Eröffnungsbilanzwerte
abschließend ermittelt und eingebucht.
Im Jahr 2014 wird der erste doppische Jahresabschluss erstellt. Die hierfür
entstehenden Schulungskosten sind bereits im Angebot des KDRS enthalten.
Angebotsgegenstand
Im Rahmen der Umstellung auf das
Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) ist die Überleitung der
bisherigen kameralen Anwendungen auf die
Anforderungen des NKHR erforderlich. Hierzu werden durch die Kommunale
Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) die KIRP Module Haushaltsmanagement
(Planung, Ausführung und Kasse) um den Bereich Haushaltsmanagement doppisch (NKHR) ergänzt. Zudem soll die KIRP Kasse um die
Einstellungen der Kommunalen Doppik erweitert werden.
Der Projektumfang beinhaltet neben
der softwarenahen Fachberatung und den Aufwand für die Softwareumstellung
inklusive den notwendigen Beratungsleistungen für die Erstellung von
Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss (vgl. Anlage 2).
Kosten
Die Kosten der Softwareumstellung
werden voraussichtlich wie folgt auf die Haushaltsjahre verteilt. Es handelt
sich dabei um Nettopreise zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer, vgl. Angebot.
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Beratungs- und Schulungsleistungen
2011
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7.853,75 EUR
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Beratungs- und Schulungsleistungen
2012
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31.415,00 EUR
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Beratungs- und Schulungsleistungen
2013
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15.707,50 EUR
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Beratungs- und Schulungsleistungen
2014
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7.853,75 EUR
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Summe Beratungs- und Schulungsleistungen
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62.830,00 EUR
Zzgl. gesetzlich Mwst.
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Die Kosten werden nach
Projektfortschritt und Inanspruchnahme der Schulungs- und Beratungsleistungen
quartalsweise durch das KDRS abgerechnet.
2.) Die Kosten, die für die
Softwareumstellung anteilig bereits im Jahr 2011 anfallen, waren bei der
Haushaltsplanung im vergangenen Jahr noch nicht bekannt. Die Verwaltung schlägt
dem VFA vor, hierfür eine überplanmäßige Ausgabe in Höhe von 9.000 EUR auf der
Haushaltsstelle 1.0620.6350 (Umstellung auf neues Finanzwesen) zu genehmigen. Als Deckungsnachweis können Mehreinnahmen unter der
Haushaltsstelle 1.7000.2100 aus der Gewinnablieferung des Eigenbetriebs Abwasserbeseitigung
herangezogen werden, da hier im Jahr 2011 zusätzliche Zahlungen aus Gewinnen
der Vorjahre eingegangen sind. Der Restbetrag müsste jeweils im Rahmen der
folgenden Haushaltsjahre zur Verfügung gestellt werden.