Vorlage-Nr.: 242/2012 Az.: 10 Juergen Deiss 112 Julia Finkbeiner Datum: 04.07.2012 Bürgermeisteramt

 

Sitzungsvorlage

 

Gremium:	Verwaltungs- und Finanzausschuss
Am:	12.07.2012

 

Betreff:

Vorstellung der Organisationsstruktur der Gesamtverwaltung auf Fachbereichsebene und Zuordnung zu Geschäftskreisen der Verwaltungsleitung (§ 9 Ziff. 9 Hauptsatzung)

 

 

Anlage(n):

Mitzeichnung

1 Verwaltungsgliederungsplan Gesamtverwaltung

2 Verwaltungsgliederungsplan Detail

Anlagen 3-5

 

Beschlussvorschlag:

 

1.      Die im beiliegenden Organigramm bezeichnete Aufbauorganisation mit 3 Stabsstellen und 9 Fachbereichen festzulegen und die Verwaltung zu ermächtigen, die Struktur umzusetzen sowie das Einvernehmen zur Abgrenzung der Geschäftskreise der Verwaltungsleitung zu erteilen.

2.      Die Verwaltung zu ermächtigen, die Teilhaushalte und Bewirtschaftungsbefugnisse zur Vorbereitung des Produkthaushalts 2013 entsprechend der neuen Organisationsstruktur neu festzulegen.

3.      Der internen Ausschreibung aller Fachbereichsleitungen (Fachbereich Bürger und Soziales sowie Gebäudemanagement auch extern) und Stabsstellen aufgrund der Auflösung der bisherigen Ämterstruktur, der Bildung neuer Organisationseinheiten und des geänderten Stellen- und Anforderungsprofils der Führungskräfte zuzustimmen. Die bisherigen Eingruppierungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden beibehalten (Bestandsschutz). Der Bestandschutz gilt auch für die nachgelagerte Führungs- und Fachebene.

4.      Die Ausweisung neuer Stellen bzw. Stellenänderungen stehen unter dem Vorbehalt der Stellenplanberatung im Rahmen des Haushalts 2013.

 

Beratungsfolge:

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungsdatum	Beschluss
Verwaltungs- und Finanzausschuss	Vorberatung	öffentlich	12.07.2012
Gemeinderat	Beschlussfassung	öffentlich	17.07.2012

 

 

Beteiligung Personalrat

Die Beteiligung des Personalrats wird eingeleitet.

 

Finanzielle Auswirkungen

Entfällt

 

Deckungsvorschlag:

Entfällt

 

Sachdarstellung und Begründung:

 

 

Beteiligungsprozess

 

In die Empfehlung zur Verwaltungsorganisation sind die in den OE-Prozessen Amt für Stadtgesellschaft und Gebäudemanagement gewonnenen Erkenntnissen (so genannte „modellübergreifende Aspekte“) eingeflossen. Die Projektergebnisse und Anregungen aus den Szenario-Workshops zum Amt 2 wurden von den der Verwaltungsleitung, den Amtsleitungen und Leitungen der Stabsstellen in zwei Klausurtagen (Moderation klip AG) unter dem Blickwinkel der Gesamtverwaltung weiterbearbeitet. Die dort erarbeiteten Strukturvarianten wurden in der Lenkungsgruppe (OBM’in Fr. Keck, EBM H. Allgaier, H. Sasse, Fr. Walker) vorgestellt und von der Projektleitung zusammengefasst. Dieser Strukturvorschlag [Anlagen 1 und 2]  wurde den Führungskräften vorgestellt und mit ihnen besprochen.

 

 

Kernelemente der neuen Verwaltungsstruktur

 

-          Stärkung der Führungsebene

-          Bündelung administrativer Aufgaben

-          Prozess-/Produktorientierte Organisation

-          Ausbau der nachgelagerten Fachebene

 

 

Stärkung der Führungsebene

 

Die Führungsebene wird durch die erhöhte Wahrnehmung von Finanz-, Personal- und Organisationsverantwortung gestärkt. Hierbei werden entsprechende Zeitanteile für Leitungsaufgaben für Fachbereichsleitungen aber auch für Abteilungsleitungen ausgewiesen.

Zu den Leitungsaufgaben gehören neben der Vertretung des Fachbereichs nach innen und außen, die Steuerung und Betriebsführung, die Verantwortung für Menschen, Finanzen, Organisation, die Wahrnehmung des Gesundheitsmanagements sowie die Bearbeitung von Fachthemen (schwierige Einzelfälle, Projektarbeit, Konzepte, Vernetzung etc.).
Eine detaillierte Beschreibung ist in [Anlage 3], die beispielhafte Beschreibung einer Leitungsstelle (Fachbereich Bürger und Soziales) in [Anlage 4] enthalten.

 

 

Bündelung administrativer Aufgaben

 

In jedem Fachbereich gibt es zentrale Stellen für „administrative Aufgaben“. Dort werden Aufgaben aus den Bereichen Rechnungswesen, Büroorganisation und „Front office“ (fachspezifische, im Einzelfall zu definierende standardisierte Tätigkeiten in direkter Kommunikation mit dem Bürger) gebündelt und können aus den verschiedenen Abteilungen heraus abgerufen werden. Die Bündelung dieser Aufgaben ermöglicht die Konzentration der Führungs- und Fachkräfte auf ihre Kernaufgaben.

[vgl. Anlage 5]

 

 

Prozess- / Produktorientierte Organisation

 

Kernprozesse und Unterstützungsprozesse werden in Fachbereichen gebündelt und dort ganzheitlich bearbeitet. Zum Kerngeschäft (den so genannten Primär- bzw. Kernprozessen) der Verwaltung – also den „unmittelbar Wert bildenden Aktivitäten“ - gehört

-          Bürgerengagement, - beteiligung, Soziales, Umwelt

-          Wirtschaft

-          Kultur- und Sport

-          Kinder, Jugend, Bildung

-          Sicherheit und Ordnung

-          Planen und Bauen

-          Infrastruktur (Straßen, Grünanlagen)

 

Unterstützungsprozesse sind unterstützende, mittelbar Wert bildende Aktivitäten. Diese Servicebereiche leisten einen wesentlichen Beitrag zur Effizienz der Primär- bzw. Kernprozesse, ja, sie ermöglichen diese. Die Unterstützungprozesse Gebäude, Organisation/Personal, Finanzen werden in 3 Fachbereichen im Dezernat II zusammengefasst.

 

Der Fachbereich ist ein in sich abgeschlossener Geschäftsbereich, d.h. mit Ergebnisverantwortung für bestimmte Zielgruppen und Produktbereiche. Geschäftsprozesse zur Leistungserbringung laufen möglichst innerhalb des Fachbereiches. Die Größe des Fachbereiches ist so angelegt, dass er hinsichtlich seiner Fach- und Ressourcenverantwortung groß genug ist, um sich selbst auch bei veränderten internen oder externen Anforderungen selbstständig anpassen zu können.

 

Der grundlegende Verwaltungsaufbau ist in der folgenden Zeichnung dargestellt:

:

 

Geschäftskreise der Verwaltungsleitung

 

Den Fachbereichen sind die folgenden Produktbereiche, Produktgruppen bzw. bei Bedarf einzelne Produkte des Produktplans der Stadt Kornwestheim zugeordnet:

 

Dezernat I – Geschäftskreis OBM’in

 

Rechnungsprüfung	·         11.13 Rechnungsprüfung ·         ggf. 11.23 Justitiariat
Umwelt	·         56 Umweltschutz ·         55.40 Naturschutz und Landschaftspflege
Fachbereich Bürger und Soziales	·         11.11 Organisation und Dokumentation kommunaler Willensbildung ·         11.14 Zentrale Funktionen ·         11.30 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ·         31 Soziale Hilfen
Fachbereich Kinder, Jugend, Bildung	·         21 Schulträgeraufgaben ·         36 Kinder-, Jugend- und Familienhilfe
Fachbereich Kultur und Sport	·         25 Museen, Archiv ·         26 Theater, Konzerte, Musikschulen ·         27.20 Bibliotheken ·         28 Kulturpflege ·         41 Gesundheitsdienste ·         42 Sport

 

Dezernat II – Geschäftskreis EBM

 

Wirtschaftsförderung	·         57.10 Wirtschaftsförderung
Fachbereich Sicherheit und Ordnung	·         12 Sicherheit und Ordnung
Fachbereich Organisation und Personal	·         11.12 Steuerungsunterstützung ·         11.20 Organisation und EDV ·         11.21 Personalwesen ·         11.26 Zentrale Dienstleistungen
Fachbereich Gebäudemanagement	·         11.24 Gebäudemanagement, Techn. Immobilienmanagement
Fachbereich Finanzen und Beteiligungen	·         11.12 Steuerungsunterstützung/Controlling (in Zus.arbeit mit FB Orga und Personal) ·         11.22 Finanzverwaltung, Kasse ·         11.32 Abgabewesen ·         11.33 Grundstücksmanagement ·         57.30 Allgemeine Einrichtungen und Unternehmen ·         61 Allgemeine Finanzwirtschaft

 

Dezernat III – Geschäftskreis N.N.

 

Fachbereich Planen und Bauen	·         51.10 Stadtentwicklung, Städtebauliche Planung, Verkehrsplanung und Stadterneuerung ·         51.11 Flächen- und grundstückbezogene Daten und Grundlagen ·         52.10 Bauordnung ·         52.20 Wohnungsbauförderung und Wohnungsversorgung ·         52.30 Denkmalschutz und Denkmalpflege
Fachbereich Tiefbau und Grünflächen	·         11.25 Grünanlagen, Werkstätten und Fahrzeuge ·         54 Verkehrsflächen und -anlagen, ÖPNV ·         55.10 Öffentliches Grün/Landschaftsbau ·         55.20 Gewässerschutz/Öffentliche Gewässer/ Wasserbauliche Anlagen ·         55.30 Friedhofs- und Bestattungswesen

 

 

Ausbau der nachgelagerten Fachebene

Auswirkungen der Verwaltungsorganisation

 

Der OE-Prozess berücksichtigt zum einen die sich aus der Reorganisation ergebenden finanziellen (Personal / Sachkosten) Auswirkungen, zum anderen auch die in den Gremien immer wieder eingeforderte Stärkung des Technischen Bereichs auf Fachebene sowie die Bearbeitung neuer Themenfelder durch Schaffung bzw. Anpassung von Stellen.

 

Die im Folgenden genannten Zahlen stellen eine Hochrechnung auf der Basis des pauschalierten Arbeitgeberaufwands (Basis: KGST-Arbeitsplatzkosten) dar. Zudem können im Verlauf der Umsetzung von Organisationsmaßnahmen „Unschärfen“ bei der Stellenbesetzung auftreten (z.B. Stellenanteile lassen sich nicht sofort exakt umschichten).

 

Die Verwaltungsorganisation auf Fachbereichsebene – wie im Beschlussvorschlag dargestellt - lässt sich durch Umschichtungen und Anpassungen (Zu- und Abgänge sind saldiert) wie folgt umsetzen:

 

·         Die Einführung von Assistenzstellen lässt sich durch Umschichtungen nach derzeitigem Kenntnisstand ergebnisneutral darstellen, wobei insb. beim Teil „Rechnungswesen“ ggf. eine Nachjustierung nach Einführung der doppischen Buchführung stattfinden muss.

·         Alle Fachbereichsleitungen können - wie im Organigramm dargestellt - (auch Bürger und Soziales sowie Gebäudemanagement) eingerichtet werden. Die Freistellung in Höhe einer 0,5 VK-Stelle für die Koordination des Dezernats III kann ebenfalls dargestellt werden. Durch die Verrechnung mit der Nichtbesetzung der Stelle des Technischen Beigeordneten und weiterer sich aus der Reorganisation ergebender Einsparpotenziale verbleibt ein „ungedeckter“ Rest von 22.000 EUR Personalaufwendungen. Dies kann gegenfinanziert werden durch Einsparungen bei Sachkosten (saldiert) in Höhe von 35.000 EUR.
Auch in der neuen Führungsstruktur kann die Reorganisation ergebnisneutral dargestellt werden (rechnerisch mit Einsparung von 12.500 EUR)

 

Personalaufwand
Assistenzstellen der Fachbereiche (saldiert)	0 EUR
Nichtbesetzung Beigeordneter	- 140.000 EUR
FB-Leitung Bürger und Soziales	+ 52.000 EUR
FB Kinder, Jugend, Bildung	+ 38.000 EUR
FB Kultur und Sport	+ 6.500 EUR
FB Sicherheit und Ordnung	+ 22.000 EUR
FB Gebäudemanagement	+ 76.000 EUR
FB Organisation und Personal	- 15.000 EUR
FB Finanzen und Beteiligungen	+ 7.000 EUR
Dezernat III, Kompensation für Steuerung und Koordination	+ 35.000 EUR
FB Planen und Bauen	+ 4.000 EUR
FB Tiefbau und Grünflächen (Wegfall einer Stelle im Zuge NKHR)	- 63.000 EUR
Zwischensumme Personal	+ 22.500 EUR
Sachaufwand
Einsparung Lizenzen durch Konzentration auf „Buchungsinseln“ (=Assistenzstellen) und starke Vereinfachung der Verbuchung bei Bauhof und Stadtgärtnerei	- 50.000 EUR
Mehrkosten durch Teilvergabe von Abrechnungsfällen im Rahmen der IKZ (Gegenfinanzierung durch Personaleinsparung von 26.000 EUR)	+ 15.000 EUR
Zwischensumme Sachaufwand	- 35.000 EUR
Gesamtsumme Einsparung Verwaltungsorganisation	- 12.500 EUR

 

 

In der folgenden Tabelle sind weitere Maßnahmen dargestellt, die mit der Reorganisation nicht in unmittelbarem Zusammenhang stehen, gleichwohl im Rahmen der OE-Prozesse diskutiert wurden:

 

Weitere Maßnahmen zur Stärkung des Technischen Bereichs
Zentrale Vergabestelle zur Entlastung der Fachkräfte (insb. Hoch- und Tiefbau) und rechtssicheren Vergaben	+ 63.000 EUR
Stellenanteil für zusätzlichen Stellenanteil 0,5 VK + Ausweisung einer Ingenieurstelle für Geoinformation	+ 92.000 EUR
Bearbeitung neuer Themenfelder
Rechnungsprüfung Justitiariat (Rechtsberatung der Verwaltung) wird als Aufgabe verankert und an die Rechnungsprüfung angekoppelt (u.a. Antrag FW-Fraktion; Empfehlung Lenkungsgruppe 20.06.2012) und Umwandlung bzw. Wegfall von Stellen im RPA	+ 15.500 EUR
Zukunftsaufgaben Bürgerbeteiligung / Bürgerschaftliches Engagement, Soziales, (Anträge der Fraktionen zum Haushalt 2012, vgl. auch [Anlage 6] und Vorlage 236/2012	+ 88.000 EUR
Sonstige Maßnahmen
-          Personalausstattung Kulturzentrum (5 Stellen, davon 1 vorhanden), vgl. Vorlage 236/2012	+ 212.000 EUR
-          Schaffung von Leitungsstellen im den Kitas, vgl. Vorlage 238/2012	+ 39.500 EUR

 

 

Stellenausschreibung Fachbereichsleitungen

 

Aufgrund der Auflösung der bisherigen Ämterstruktur, der Bildung neuer Organisationseinheiten und des geänderten Stellen- und Anforderungsprofils der Führungskräfte empfiehlt die Lenkungsgruppe, alle Fachbereichsleitungen und Leitungen der Stabsstellen hausintern auszuschreiben. Die beiden neuen Stellen Fachbereichsleitung Bürger & Soziales sowie Gebäudemanagement sollen auch extern ausgeschrieben werden.

Erst nach der Besetzung dieser Führungsebene findet die Ausschreibung der offenen/neuen Stellen auf den nächsten Ebenen statt. Die Stellv. Dezernatsleitung jedes Dezernats wird aus der Mitte der Fachbereichsleitungen des jeweiligen Dezernats bestellt. Festzuhalten ist, dass die bisherigen Eingruppierungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beibehalten werden (Bestandsschutz).

Bei den Stellen der Fachbereichsleitungen ist – vorbehaltlich einer endgültigen Bewertung der Stelle – von einer Einstufung mindestens in der Besoldungsgruppe A 13 / Entgeltgruppe EG 12/13 auszugehen.