Betreff:
Ergebnis
der Organisationsentwicklung im Gebäudemanagement
Anlage(n):
Mitzeichnung
Ergebnisbericht GM (klip AG)
Organigramm Fachbereich Gebäudemanagement
Beschlussvorschlag:
1.
Dem
Aufbau eines zentralen Gebäudemanagements zuzustimmen und die Verwaltung mit
der Umsetzung der Konzeption unter Beteiligung der klip AG zu beauftragen.
2.
Die
Verwaltung zu ermächtigen, die Stelle der Fachbereichsleitung Gebäudemanagement
bereits jetzt im Vorgriff auf den Stellenplan 2012 intern und extern
auszuschreiben, wobei – vorbehaltlich einer endgültigen Bewertung der Stelle –
von einer Einstufung mindestens in der Besoldungsgruppe A 13 h / Entgeltgruppe
EG 13 auszugehen ist.
Beratungsfolge:
|
Vorlage an
|
zur
|
Sitzungsart
|
Sitzungsdatum
|
Beschluss
|
|
|
|
|
|
|
|
Verwaltungs-
und Finanzausschuss
|
Vorberatung
|
öffentlich
|
12.07.2012
|
|
|
Gemeinderat
|
Beschlussfassung
|
öffentlich
|
17.07.2012
|
|
Beteiligung Personalrat
Die Beteiligung des
Personalrats wird eingeleitet.
Finanzielle Auswirkungen
Entfällt
Deckungsvorschlag:
Entfällt
Sachdarstellung und
Begründung:
Auf den beiliegenden Bericht der
klip AG wird verwiesen.
Die Empfehlung der
Projektgruppe lautet, das Gebäudemanagement (GM) im Mieter-Vermieter-Modell zu
organisieren. Dies bedeutet, dass das GM die Eigentümerfunktion wahrnimmt und
als Vermieter der Objekte bzw. Anbieter von Nebenleistungen auftritt. Es
schließt mit den Nutzern Verträge über die entsprechenden Leistungen ab, so
dass dieser sich nicht mit den fachlichen Besonderheiten der Gebäudewirtschaft
befassen muss, sondern sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren kann.
Die Projektgruppe empfiehlt
für das operative GM eine Gliederung zwei Bereiche:
·
Technisches GM
·
Kaufmännisch/ infrastrukturelles GM
Zum technischen GM gehören
z.B. die Aufgaben bauliche Unterhaltung (Instandhaltung), Neubau, Wartung,
Anlagenbetreuung, Bauherrenleistungen, Abbrucharbeiten.
Dem infrastrukturell/
kaufmännischen GM werden die Raumvergabe, Vermietungen, Schlüsselverwaltung,
Reinigung, Rechnungswesen, Investitionscontrolling etc. zugeordnet.
Neben dem operativen GM
wird zukünftig auch dem strategischen GM eine hohe Bedeutung zukommen. Dazu
gehören Aufbau und Umsetzung Berichtswesen, Bauinvestitionscontrolling, Sanierungskonzepte,
Standortsuche, Bedarfsermittlung, Umlegungen, Festlegung von Standards, Controlling,
Festlegung von Kostenverrechnungssätzen.
Die Projektgruppe ist
tendenziell der Meinung, dass das strategische GM als übergeordnete Aufgabe
anzusehen ist und daher außerhalb der Organisationseinheit des operativen GM z.B.
in einer Projektorganisation angesiedelt werden sollte.
Gleichwohl wird aus Sicht
der Projektleitung und der Lenkungsgruppe für die Startphase des GM (2-3 Jahre)
vorgeschlagen, die Stelle der Fachbereichsleitung als Vollzeitstelle durch
Bündelung der Stellenanteile aus operativen und strategischem GM auszuweisen.
Gerade der Aufbau einer völlig neuen Organisationseinheit stellt erhebliche
Anforderungen an die persönliche, soziale und fachliche Kompetenz einer
Führungskraft. Unabhängig davon ist es gleichzeitig erforderlich, die
strategische Ausrichtung des GM als Projekt durch weitere Verwaltungsexperten
aus den Bereichen Personal, Organisation, Informationstechnik, Finanzen,
Stadtplanung weiter zu begleiten.
Eckpunkte zur
Organisationsgestaltung sind:
·
Die Leitung des operativen GM übernimmt in Personalunion auch Bereiche
des strategischen GM. Dadurch ist es angebracht, dass die Leitung des GM auch
den betriebswirtschaftlichen / infrastrukurellen Bereich leitet und neben
betriebs- bzw immobilienwirtschaftlichen Kenntnissen auch technische
orientierte Fragestellungen beantworten kann. Die Position der
Fachbereichsleitung ist eine neu zu schaffende Stelle, da deren Aufgabenfelder
bisher nicht oder allenfalls ansatzweise wahrgenommen wurden
(Arbeitgeberaufwand ca. 80.000 EUR p.a.)
·
Für den technischen
Bereich gibt es ebenfalls eine Leitung (Abteilungsleitung). Sie ist der Leitung
GM unterstellt und bekommt ca. 0,2 VK-Anteile (VK=Vollkraftanteile) für die
Führungsaufgaben.
·
Die im GM
angesiedelten Stellen (außer der Fachbereichsleitung) können durch Umschichtung
aus verschiedenen Ämtern zusammengestellt werden.
·
Die
administrativen Aufgaben bzw. die Büroorganisation werden als Assistenzstelle
gebündelt (1,0 VK). Die Stelle ist aus praktischen Gründen idealerweise mit
zwei Personen zu besetzen, da dadurch die gegenseitige Vertretung gewährleistet
werden kann. Evtl. kann eine Koppelung mit den Stellenanteilen der Stelle Rechnungsbearbeitung
angedacht werden.
·
Das Technische GM kann mittelfristig mit 5,0 Vollkraftanteilen
(VK-Anteile) besetzt werden. In der Startphase, zur Abarbeitung der 2012 bis
2014 anstehenden Projekte und zur Kompensation krankheitsbedingter Ausfälle
wird der Personalbedarf noch bei 6,0 VK-Anteilen liegen.
·
Das Energiemanagement sollte im städtischen GM zumindest in der
Aufbauphase in direkter Zuordnung zur Fachbereichsleitung angesiedelt sein.
Derzeit wird die Aufgabe des Energiemanagements noch von der Städtischen
Wohnbau GmbH wahrgenommen. Es wird empfohlen, diese Aufgabe direkt bei der
Stadt anzusiedeln.
Ergänzend zum Bericht der klip AG
ist das angepasste Organigramm des Fachbereichs Gebäudemanagement als Anlage
beigefügt.