Betreff:
Einführung
der Selbstverbuchung im Neubau der Stadtbücherei
Anlage(n):
Mitzeichnung
Beschlussvorschlag:
1.
Von
der Projektbeschreibung „Selbstverbuchung“ Kenntnis zu nehmen
2. Im Rahmen der
Haushaltsplanberatungen über die Bereitstellung der finanziellen Mittel zu
entscheiden.
Beratungsfolge:
|
Vorlage an
|
zur
|
Sitzungsart
|
Sitzungsdatum
|
Beschluss
|
|
|
|
|
|
|
|
Ausschuss
für Umwelt und Technik
|
Beschlussfassung
|
öffentlich
|
25.10.2011
|
|
Finanzielle Auswirkungen
Entfällt
Deckungsvorschlag:
Entfällt
Sachdarstellung und
Begründung:
Bisher wurden die Medien in der Stadtbücherei an der
Ausleihtheke mit der Bibliothekssoftware „Bibdia“ von der Fa. BiBer
verbucht. Jedes Medium ist mit Magnetstreifen-Sicherungsetiketten und
integriertem Barcode ausgerüstet. Unverbuchte Medien werden an den beiden
Ausgängen von den elektromagnetischen Antennen erkannt, d. h. der
Diebstahlschutz ist gewährleistet. In der neuen Stadtbücherei sollen auch neue
Techniken eingeführt werden, um Vorgänge zu automatisieren und das Personal von
einfachen Arbeitsvorgängen entlasten.
Aktueller Stand der
Bibliothekstechnik ist heute die Verbuchung mit RFID (Radio Frequency
Identification),
eine fortschrittliche Technologie, die die Identifizierung und Kommunikation
über Funk ermöglicht. Als Alternative zum Barcode gewinnt RFID in
unterschiedlichen Branchen zunehmend an Bedeutung. Jeder kennt RFID aus
Kaufhäusern. Ein RFID-System besteht aus einem Transponder und einem Lesegerät, dem Reader. Der Reader
erzeugt mit Hilfe seiner Antenne ein elektromagnetisches Feld. Zur
Datenübertragung wird in Bibliotheken einheitlich die Frequenz 13,56 MHz
(Hochfrequenz) verwendet und ist damit kleiner als die uns allen bekannte
Radio- und Fernsehempfangstechnik, die UKW-Frequenz. Der Reader ist über eine
zusätzliche Schnittstelle mit einem PC verbunden, um die empfangenen Daten
weiterzuleiten und dort weiterzuverarbeiten.
RFID eröffnet die Möglichkeit,
Medien an einem Selbstverbuchungsterminal zurückzugeben, auszuleihen und die
Leihfrist zu verlängern. Die Medien werden mit einem so genannten intelligenten
Etikett ausgestattet, das den herkömmlichen Barcode ablöst. Dieses Etikett,
welches nicht größer als eine Kreditkarte ist, beinhaltet den RFID-Transponder, eine Antenne und einen Chip, auf dem
medienrelevante Informationen gespeichert werden können. Ein Lesegerät
aktiviert schließlich per Funk den Datentransfer zwischen Buch und
Bibliotheksdatenbank. Dazu muss eine Verbindung der Selbstverbuchung mit der
vorhandenen Bibliothekssoftware über verschiedene, noch einzurichtende
Schnittstellen geschaffen werden.
Ein Diebstahlschutzsystem ist
integriert. Die Selbstverbuchungsquote in der Medienausleihe kann nach einer
anfänglichen Betreuung der Leserschaft bis zu 90 Prozent erreichen. Nur noch
ein kleiner Teil der Kunden, die die Selbstverbuchung ablehnen, wird zur
Verbuchung an die Theke kommen. Außerdem müssen Problemfälle (z.B. Buch
verloren oder beschädigt, Einzelteile einer Medienkombination fehlen etc.) an
der Theke gelöst werden.
Diese Komponenten gehören zu einem Selbstverbuchungssystem
(zugeschnitten auf die Stadtbücherei Kornwestheim):
- Zwei Selbstverbuchungsterminals für die Ausleihe (eines
im EG, eines im OG)
- Ein Selbstverbuchungsterminal für die Rückgabe im EG
- Ein 24-Stunden-Rückgabe-Automat im EG (von außen
zugänglich)
- Kleine Sortieranlage mit 5 Containern für die Rückgabe
(für Terminal und Automat)
- Zwei Verbuchungsstationen an der Theke
- Zwei Sicherungsgates an den
Ausgängen, davon eines im Erdgeschoss mit Besucherzählgerät
- Ca. fünf Erfassungsstationen in den Büros
- Transponder-Etiketten in jedem Medium
- RFID-fähige Leserausweise
- Kassenautomat (auch Ticketverkauf für Veranstaltungen
im Kulturzentrum als Option möglich)
Vorteile der Selbstverbuchung für die Kunden:
- Beschleunigung des Verbuchungsprozesses durch
Stapelverbuchung
- Reduzierte Wartezeiten
- Erhöhte Kundenzufriedenheit
- Selbstbedienung
- Service auch außerhalb der Öffnungszeiten durch
24-Stunden-Rückgabe
- Mehr Qualität im Kundenservice
Vorteile der Selbstverbuchung für die Mitarbeiterinnen und für den
Betrieb:
- Beschleunigung der Verbuchung auch an der Theke durch
Stapelverbuchung
- Bessere Bewältigung der steigenden Ausleih- und
Leserzahlen in der neuen Bibliothek durch die Selbstverbuchung
- Grobsortierung durch die Sortieranlage
- Entlastung des Personals durch Automatisierung von
Routinearbeiten
- Verlagerung von Personalkapazitäten hin zum Kundenservice
und mehr Zeit für inhaltliche Arbeit, deshalb keine Einsparung von
Personal
- Qualitätssteigerung der Kundenbetreuung
- Mehr Platz im Fußpunkt durch kleinere Verbuchungstheke
Öffentliche Bibliotheken in der Region, die Selbstverbuchung eingeführt
haben:
Aichtal, Asperg, Fellbach,
Göppingen, Heilbronn, Ludwigsburg, Mössingen, Nürtingen, Reutlingen, Stuttgart,
Süßen, Tübingen, Wernau, Waiblingen, Weissach und weitere Bibliotheken.
In der neuen Zentralbibliothek in Hamm, die im Februar 2010 eröffnet wurde, wird
die Selbstverbuchung ebenfalls angeboten. Dort sind vier Rückgabeterminals
(davon eine Außenrückgabe mit 24-Stunden-Rückgabe) und vier Ausleihterminals
vorhanden. In dem vertikal ausgerichteten Neubau verbindet eine Sortier- und
Förderanlage vier Publikumsetagen miteinander. Die Erfahrungen damit sind gut,
die Anlage hat sich bewährt. Der Grund für diese High-Tech-Ausstattung war die
Personalknappheit. Denn der Transport der Medien über so viele Stockwerke mit
Buchwagen und Aufzügen ist mühselig und zeitraubend. Allerdings stellt die
Zentralbibliothek Hamm mit ihren 180.000 Medien eine andere Größenordnung dar
wie die neue Bibliothek in Kornwestheim.
Eine Förderanlage über mehrere
Stockwerke ist in Kornwestheim deshalb nicht notwendig, jedoch eine kleine
Sortieranlage, die automatisch vorgemerkte Medien, Romane und Sachbücher,
Kinder- und Jugendbücher und AV-Medien in die jeweiligen Behälter sortiert. Diese
Sortieranlage hat auch den Vorteil, dass die Verteilung der im Nacht- und
Wochenendschalter abgegebenen Bücher auf mehrere Boxen verteilt werden und es
damit nicht zu einem Stau wegen fehlender Kapazitäten in den Aufnahmeboxen
kommt.
Kosten:
Die Kosten für Möblierung,
Ausstattung und Kommunikationstechnik sind in den Baukosten nicht enthalten.
Sie müssen gesondert veranschlagt werden. Dies wurde bei der Übersicht zu den
Baukosten jeweils nachrichtlich aufgenommen.
Bei den Kosten kommen zu den oben
genannten Komponenten noch hinzu:
- Softwarelizenzen
- Schnittstellen zwischen Selbstverbuchung und
Bibliothekssystem
- die Konvertierung durch eine Fremdfirma (Einkleben der Transponder-Etiketten und Verknüpfung mit der
Bibliotheksdatenbank)
- die Installation des Systems
- die Einweisung des Personals
Die Gesamtkosten belaufen sich auf 295.000 EUR.
Kassenautomat:
Neben der Technik für die
automatisierte Ausleihe und Rückgabe der Medien ist im Fußpunkt der
Stadtbücherei auch ein Kassenautomat geplant, in dem Karten für Veranstaltungen
und andere städtische Dienstleistungen bezahlt werden können. Dieser
Kassenautomat ist in den dargestellten Kosten nicht enthalten. Bei der Auswahl
der Technik für den Kassenautomat muss noch eine Verknüpfung zu den
nummerierten Sitzplätzen hergestellt werden. Diese Fragestellung ist derzeit
noch nicht gelöst.
Fazit:
Wenn die Stadtbücherei in einen
modernen Neubau umzieht, sollte dieser auch entsprechend dem aktuellen Stand
der (Bibliotheks-)Technik ausgestattet sein. Später, nach der Fertigstellung
des Neubaus, nochmals mit einem stufenweisen Ausbau
zur technischen Aufrüstung zu beginnen, ist sicher nicht sinnvoll. Die größere
Fläche, das vergrößerte und verbesserte Medienangebot und der „Reiz“ einer
neuen, modernen Bibliothek bedingen steigende Ausleih- und Leserzahlen und
längere Aufenthaltszeiten in der Stadtbücherei für Menschen, die in
Tageszeitungen lesen wollen oder mit der vorhandenen Technik ihre Aufgaben
erledigen können. Da das Personal in der neuen Stadtbücherei trotz wesentlich
größerer Fläche nicht steigen soll, ist es sinnvoll, die zusätzliche Arbeit
durch die Automatisierung der Routinearbeiten zu bewältigen, um Kapazitäten für
mehr Kundenservice und Beratungsqualität zu schaffen. Mittelfristig soll das
Anforderungsprofil für das Personal deshalb weiter qualifiziert und bei
Fluktuation diesen neuen Anforderungen angepasst werden.