Vorlage-Nr.: 236/2012 Az.: 10 Juergen Deiss 112 Julia Finkbeiner Datum: 04.07.2012 Bürgermeisteramt

 

Sitzungsvorlage

 

Gremium:	Verwaltungs- und Finanzausschuss
Am:	12.07.2012

 

Betreff:

Ergebnis der Organisationsentwicklung im Amt für Stadtgesellschaft

 

 

Anlage(n):

Mitzeichnung

Ergebnisbericht klip AG

Organigramm FB Bürger und Soziales

Organigramm FB Familie, Jugend, Bildung

Organigramm FB Kultur und Sport

 

Beschlussvorschlag:

 

1.            Das bisherige Amt für Stadtgesellschaft in die Fachbereiche

a.      „Kultur und Sport“ mit den Abteilungen Sport und Kulturverwaltung, Musikschule, Museen/Stadtarchiv, Stadtbücherei und (Eigenbetrieb) Kulturzentrum,

b.      „Kinder, Jugend, Bildung“ mit den Abteilungen Kindergärten/-tagesstätten, Jugend, Schulen

entsprechend den beiliegenden Organigrammen aufzuteilen und die Verwaltung mit der Umsetzung der Konzeption unter Beteiligung der klip AG zu beauftragen.

2.            Die Fachbereichsleitungen jeweils zur Hälfte für Leitungsaufgaben freizustellen.

3.            Die Verwaltung zu ermächtigen, die Stellen der Fachbereichsleitungen bereits jetzt intern auszuschreiben, wobei – vorbehaltlich einer endgültigen Bewertung der Stelle – von einer Einstufung mindestens in der Besoldungsgruppe A 13 / Entgeltgruppe EG 13 auszugehen ist.

4.            Die Aufgaben Bürgerkommunikation / Bürgerbeteiligung und Soziales / Senioren (auf die Anträge im Rahmen des Haushalts 2012 wird verwiesen) grundsätzlich im Fachbereich Bürger und Soziales anzusiedeln und die Anträge im Rahmen der Stellenplanberatungen 2013 weiter zu behandeln.

 

Beratungsfolge:

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungsdatum	Beschluss
Verwaltungs- und Finanzausschuss	Vorberatung	öffentlich	12.07.2012
Gemeinderat	Beschlussfassung	öffentlich	17.07.2012

 

Sachdarstellung und Begründung:

 

Auf den Bericht der klip AG wird verwiesen. Frau Kümmerle, Vorstand der klip AG, wird den Bericht in der Sitzung des VFA und des GR vorstellen.

 

Der Gemeinderat hatte in seiner Sitzung am 21.07.2011 beschlossen, die Firma klip AG mit der Organisationsentwicklung (OE) des Amts für Stadtgesellschaft zu beauftragen. Die Organisationsmaßnahme erfolgte auf Antrag der CDU-Fraktion im Rahmen der Haushaltsplanberatungen 2011.

 

Gleichzeitig dazu erarbeitete die klip AG ein Umstrukturierungskonzept als Grundlage für ein zukunftsorientiertes und effizientes Gebäudemanagement. Da beide Untersuchungsbereiche Überschneidungen aufweisen – im Amt für Stadtgesellschaft werden insbesondere in den Bereichen Sport und Kultur Aufgaben der Gebäudeverwaltung erledigt – hatte sich die Verwaltung entschlossen, ein Unternehmen zu beauftragen, welches beide Aspekte berücksichtigt. Grundlage des OE-Prozesses – im Gegensatz zu einer klassischen Organisationsuntersuchung - ist die Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung. Jedes beteiligungsorientierte Verfahren nutzt das vorhandene Expertenwissen und sorgt für hohe Akzeptanz.

Darüber hinaus wurden auch Vertreterinnen und Vertreter verschiedener Zielgruppen des Amts für Stadtgesellschaft (z.B. Gesamtelternbeirat, Schulleiter, Gemeinderäte, Vereinsvertreter, Vertreter der Kirchen) in 2 Szenario-Workshops in den Prozess einbezogen. Die intensive Bürgerbeteiligung ist in Kornwestheim zwar fester Bestandteil des Verwaltungshandelns, allerdings – auch landesweit – durchaus ungewöhnlich wenn es um verwaltungsinterne Abläufe geht.

Diese Erweiterung des Blickwinkels war sehr erfolgreich, ergaben sich doch durch die engagierte Zusammenarbeit von Gemeinderat, Verwaltung und Bürgerschaft neue Ideen (so genannte „modellübergreifende Aspekte“), die sich auf die gesamten OE-Prozesse bis hin zur Neuorganisation der Stadtverwaltung ausgewirkt haben.

Auszüge aus den Protokollen der Workshops verdeutlichen dies:

 

 

 

 

Die sich aus den Szenario-Workshops und der Arbeit der Projektgruppe ergebenden Eckpunkte der Organisationsentwicklung im Amt für Stadtgesellschaft wurden mit den Ergebnissen weiterer Prozesse (Betreiberkonzept Kulturzentrum, Verwaltungsorganisation) verbunden. Die wesentlichen Punkte dabei sind:

 

Aufbauorganisation

 

Das bisherige Amt für Stadtgesellschaft wird in zwei Fachbereiche gegliedert:
- Kinder, Jugend, Bildung
- Kultur und Sport

 

Bündelung administrativer Aufgaben

 

In jedem Fachbereich gibt es zentrale Stellen für „administrative Aufgaben“. Dort werden Aufgaben aus den Bereichen Rechnungswesen, Büroorganisation und „Front office“ (fachspezifische, im Einzelfall zu definierende standardisierte Tätigkeiten in direkter Kommunikation mit dem Bürger) gebündelt und können aus den verschiedenen Abteilungen heraus abgerufen werden.

 

 

Fachbereich Kultur und Sport: Integration Kulturzentrum

 

Das Kulturzentrum (Namensvorschlag: „das K“ – Kultur & Kongress) kann als Eigenbetrieb innerhalb des Fachbereichs Kultur und Sport geführt werden. Die Innensicht des Eigenbetriebs ist Bestandteil des Betreiberkonzepts.

Als Eigenbetrieb wäre das Kulturzentrum eine eigenständige Organisationseinheit mit eigener Betriebsleitung und Personal. Dem steht nicht entgegen, den Eigenbetrieb einem Fachbereich anzugliedern und wie in Kornwestheim üblich, mit einer Doppelspitze auszustatten. Der Betriebsleitung obliegt in jedem Fall die eigenverantwortliche Verwaltung und Leitung des Kulturzentrums. Die Übertragung entsprechender Befugnisse sind von großer Bedeutung. Durch die weitgehende Aufgabenübertragung auf die Betriebsleitung sowie die kurzen Berichts- und Entscheidungswege ist eine hohe organisatorische Flexibilität gegeben.

Das Kulturzentrum könnte untergliedert werden in ein „Kongressbüro“ (Betrieb und Verwaltung) das im Wirtschaftsplan des Eigenbetriebs abgebildet wird und in ein „Kulturbüro“. In letzterem wären die Aufgaben „Eventmanagement für städtische Kulturveranstaltungen“ verankert, die im Haushalt der Stadt dargestellt sind. Damit würde neben dem wichtigen betriebswirtschaftlichen Aspekt (kommerzielle Vermarktung) auch die Integration der städtischen und bürgerschaftlichen Kulturarbeit sichergestellt – zumal die Fachbereichsleitung auch in Personalunion das „Kulturbüro“ leitet.

 

Die quantitative und qualitative Ausstattung mit Personalressourcen ist von zentraler Bedeutung für den erfolgreichen und wirtschaftlichen Betrieb des Kulturzentrums. Um den hohen Anforderungen hinsichtlich Professionalität, Flexibilität, Service- und Kundenorientierung gerecht zu werden, ist eine Personalausstattung des Kulturzentrums mit fünf fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern üblich und angemessen. In den Bereichen Veranstaltungstechnik und Gebäudeservice hängt der Personalbedarf stark von der Auslastung des Kulturzentrums ab. Im Einzelnen wären dies je eine Stelle für Verwaltungsleitung und Marketing, Sachbearbeitung und Assistenz der Verwaltungsleitung, Verantwortliche/r für Veranstaltungstechnik (Stelle ist vorhanden), Veranstaltungstechniker, Technischer Gebäudeservice. Die dafür erforderlichen zusätzlichen Stellenanteile wären mit rund 212.000 EUR Arbeitgeberaufwand zu veranschlagen.

 

 

 

Zuordnung der Aufgaben „Bürgerkommunikation“ und „Soziales“

 

In der Organisationseinheit „Bürger und Soziales“ (im Projekt unter dem Arbeitstitel „Soziale Lebenswelten“ bearbeitet)  werden die Aufgaben Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Bürgerkommunikation / Geschäftsstelle Gemeinderat, Soziales/ Senioren (z.B. Integrationsförderung, Zusammenarbeit mit Trägern der Wohlfahrtspflege) angesiedelt. Sie bildet einen eigenen Fachbereich und ist ebenfalls dem Dezernat I zugeordnet. Zu berücksichtigende Rahmenbedingungen waren hier auch Aufträge bzw. Anträge des Gemeinderats zum Haushalt 2012:

–        Einrichtung einer Stelle für Seniorenarbeit u. Seniorenbelange / direkte Anlaufstelle bei der Stadtverwaltung

–        Neue Stelle im Bereich "Bürgerkommunikation"; Antrag SPD-Fraktion

–        Umwandlung des Familienpasses in einen Sozialpass

–        Einrichtung einer Beratungsstelle für Arbeitslose und ALG II-Empfänger
Anmerkung: Das Thema gehört zu den "brachliegenden" Aufgabenfeldern "Soziales". Da es sich um eine bisher nicht geleistete Aufgabe handelt, wird hier ein zus. Personalbedarf gesehen.Im Bürgerbüro werden die Anträge insb. auf Grundsicherung entgegengenommen, Kopien der Unterlagen angefertigt und an das Landratsamt weitergeleitet

–        Erstellung eines Armutsberichts
Anmerkung: Thema des OE-Prozesses war nicht die Machbarkeit bzw. Ausgestaltung eines Armutsberichts sondern nur die organisatorische Verortung der Aufgabe.

 

Aufgabenbereich „Bürgerbeteiligung / -kommunikation“

Bis zu 1 Vollkraftstelle A 11 / EG 10

 

·                Konzeptionelle Entwicklung und Umsetzung der Bürgerbeteiligung durch z. B. Erarbeitung eines Konzepts zur Bürgerbeteiligung und Umsetzung einzelner Maßnahmen; Entwicklung von Leitlinien; Moderation von Foren und Workshops

·                Konzeptionelle Entwicklung und Umsetzung „Bürgerschaftliches Engagement“ durch
z. B.

-    Erarbeitung eines Konzepts zur Stärkung des „BE“ in Kornwestheim und Umsetzung einzelner Maßnahmen

-    Organisation von Schulungen zum Ehrenamt, Beratung und Information zum Ehrenamt für Bürger, Vereine und Gruppen

-    Kooperation und Vernetzung mit Vereinen und anderen Kirchen und anderen Einrichtungen der Wohlfahrtspflege

·                Weiterentwicklung Leitbild 2025

·                Unterstützung vorhandener Organisationen des Bürgerengagements

-    Beratung und Information zum Ehrenamt für Bürger, Vereine und Gruppen

-    Lokale Agenda

·                Verstetigung der Zielsetzung und Förderung des Bürgerengagements in der Verwaltung

·                Europaangelegenheiten und Internationales

 

 

 

Aufgabenbereich „Soziales“

Bis zu 1 Vollkraftstelle A 11 / EG 10 (inkl. Zeitanteil aus Amt 6 für „Stärken vor Ort“)

 

·                Konzeptionelle Entwicklung „Soziales Kornwestheim“ durch z.B.

-    Erarbeitung eines gesamtstädtischen Konzepts unter Berücksichtigung des demografischen und gesellschaftlichen Wandels

-    Kooperation und Vernetzung mit Kirchen und anderen Einrichtungen der Wohlfahrtspflege

·                Kommunale Integrationsförderung für Einwohner ausländischer Herkunft (hier enthalten: Ausländerbeirat)

·                Beratung und Angebote

-    für Senioren / Zusammenarbeit mit Ortsseniorenrat,

-    Menschen mit Behinderungen etc

·                Sonstige soziale Hilfen und Leistungen (im Sinne einer sozialen Lotsenfunktion bzw. Initiierung sozialer Projekte)

-    Soziale Einrichtungen, Verwaltung und Betrieb von Unterkünften und Einrichtungen (insb. Ausübung Belegungsrechte), Förderung von Trägern der Wohlfahrtspflege; Soziale Vergünstigungen

-    Armutsbericht, Beratungsstelle ALG; Antrag im HPL 2012)

·                Lokale Koordinierungsstelle des Programms "Stärken vor Ort" (Auswahl der einzelnen Projekte im Begleitausschuss, Organisation des Weststadtfestes, Weststadtzeitung (Auftragsgrundlagen: Gemeinderat (15.12.2011) Richtlinien zur Förderung sozialer Projekte in Kornwestheim 417a/2011Gemeinderat (27.10.2011) Soziale Weststadt Fortführung der STÄRKEN-vor-Ort-Projekte nach Ablauf des Programms am 31.12.2011 340/2011)

 

Für die oben aufgeführten Stellenanteile „Bürgerkommunikation“ und „Soziales“ liegen Anträge der Fraktionen vor. Aufgabe der Projektgruppe war, die Themenfelder organisatorisch zu verorten und inhaltlich zu beschreiben. Denkbar ist, jedes Themenfeld mit je bis zu einer Vollkraftstelle auszuweisen, wobei für den Bereich Soziales ein Stellenanteil vom Amt 6 mit bis zu 0,4 VK-Anteilen eingesetzt werden kann. Der Arbeitgeberaufwand würde bei 1,6 Stellenanteilen bei rund 100.000 EUR p.a. liegen.
Diese Fragen sollten im Rahmen der Haushaltsberatung 2013 weiter diskutiert werden. Ergänzend wird darauf hingewiesen, dass die Stelle der Fachbereichsleitung im Stellenplan in EG 13 (Schaffung 2008 als Referent, aber nicht besetzt) ausgewiesen ist.

 

Fachbereich Kinder, Jugend, Bildung

 

Der vor allem in den Szenario-Workshops und in der Projektarbeit wichtige Impuls, dass die Vernetzung und Kooperation im Bereich Kinder, Jugend und Familie zunehmend an Bedeutung gewinnt, wurde mit einem Stellenanteil von 0,5 VK (Vollkraftstelle) direkt der Fachbereichsleitung „Kinder, Jugend, Bildung“ als wichtige strategische Aufgabe zugeordnet. Dazu gehört die Kooperation und Kontaktpflege mit Bürgern, Vereinen, Verbänden und die enge Zusammenarbeit insbesondere mit dem Fachbereich Bürger und Soziales. Weitere Themenfelder sind

·                Erarbeitung eines gesamtstädtischen Bildungskonzepts unter Berücksichtigung des gesellschaftlichen Wandels und des Umbaus in der Bildungslandschaft,

·                die Kooperation und Vernetzung zwischen den Bildungsinstitutionen auch unter Berücksichtigung der Freizeitangebote (Ravensburger Bildungswelt, Musikschule, KiSS, Vereine etc.),

·                die Intensivierung der Vernetzung im Sozialraum; die Weiterentwicklung der Kooperation und Vernetzung insbesondere zwischen privaten und kommunalen Kindergartenträgern, Schulträger / Schulverwaltung, Trägern der Jugendhilfe, Polizei (im Rahmen der Kriminalprävention);

·                die Unterstützung von Selbsthilfe, bürgerschaftlichem Engagement und ehrenamtlicher Arbeit speziell im Umfeld von Kindern, Jugend und Schule; das Wahrnehmen und Fördern sozialer und struktureller Entwicklungen im Gemeinwesen.

 

Vorrangiges Ziel der Stelle ist die Schaffung und Erhaltung positiver Lebensbedingungen für jungen Menschen und ihre Familien sowie eine kinder- und familienfreundliche Umwelt, die Leistungsoptimierung der Angebote im Sozialraum insgesamt und die wirtschaftliche Aufgabenerfüllung.